Gerame motyvaciniame laiške gyvenimo aprašymui (CV) daugiausia dėmesio skiriama paaiškinimui, kodėl kandidatas yra tinkamas eiti pareigas, ir nesigilina į CV jau esančius faktus. Vietoj to turėtų būti pateikta nauja arba išsamesnė informacija, kuria galėtų būti įdomus potencialus darbdavys. Taip pat turėtų būti siekiama susieti CV nurodytus įgūdžius ir patirtį su konkrečiu darbu, į kurį kandidatas pretenduoja.
CV paprastai yra tik labai paprasti sakiniai, o motyvacinis laiškas gyvenimo aprašymui aiškiau parodo kandidato gebėjimą rašyti. Darbdaviai kartais padarys išvadą apie netvarkingą protą skaitydami prastai parašytą laišką. Visos pastraipos turi būti atidžiai patikrintos, ar nėra rašybos klaidų ir gramatinių klaidų, ir kiekviena pastraipa turi logiškai sekti prieš tai buvusią pastraipą.
Formatas gyvenimo aprašymo motyvacinis laiškas turėtų būti toks pat, kaip ir standartinis verslo laiškas. Šis standartas skiriasi įvairiose kultūrose. Jei kreipiatės dėl darbo užsienio šalyje, reikėtų ištirti, kaip žmonės toje šalyje paprastai mokomi suformuoti oficialų verslo laišką ir atitinkamai pritaikyti savo.
Daugumoje angliškai kalbančių šalių motyvaciniai laiškai CV paprastai atrodo panašiai, nes standartiniai verslo laiškų formatai taip pat yra gana panašūs. Tačiau tipiškas raidžių dydžio popierius kai kuriose iš šių šalių gali skirtis. Dauguma darbdavių tikriausiai nebus taip suinteresuoti spausdinto puslapio dydžiu, kiek jo turiniu, tačiau, kai tik įmanoma, turbūt geriausia darbdaviui pateikti tai, prie ko jis yra įpratęs.
Rašant motyvacinį laišką gyvenimo aprašymui, pirmiausia reikia atsižvelgti į darbdavio interesus. Nors svarbu išreikšti entuziazmą, motyvaciniame laiške turėtų būti paaiškinta ne, kodėl darbas tinka kandidatui, o kodėl kandidatas puikiai tinka šiam darbui. Pagrindinis laiško tikslas – parodyti, kodėl kandidatas yra geriausias pasirinkimas užimti tam tikrą laisvą darbo vietą. Svarbu kuo labiau pritaikyti motyvacinį laišką konkrečiam darbui ir organizacijai. Dėl nekonkretaus motyvacinio laiško pareiškėjas atrodo taip pat bendras ir vargu ar atkreips daug dėmesio.
Motyvacinis laiškas gyvenimo aprašymui turėtų būti naudojamas tik kreipiantis į pareigas. Nereikėtų siųsti be CV arba ten, kur labiau tiktų užklausos laiškas. Užklausos laiškas – tai nepageidaujamas savo paslaugų skelbimas arba prašymas suteikti informaciją apie įsidarbinimo galimybes. Paprastai jis yra daug trumpesnis nei motyvacinis laiškas ir prie jo nepridedamas CV.