Dokumentacijos specialistas yra profesionalas, kurio pagrindinis darbas yra dokumentų kūrimas arba tvarkymas, arba abu. Tai gali apimti procesų, projektų ir procedūrų dokumentavimą naudojant daugybę laikmenų. Tai taip pat gali apimti dokumentų rinkimą iš daugelio suinteresuotųjų šalių ir jų sujungimą į vieną tinkamą naudoti failą ar dokumentą. Tokių dokumentų tikslas gali būti nuo istorinių interesų iki verslo praktikos nustatymo iki vyriausybės reikalavimų.
Daugeliu atvejų dokumentacijos specialistas yra asmuo, kuris faktiškai tvarko dokumentus. Tai gali reikšti politikos ir procedūrų vadovų, pagrįstų dabartine praktika, rašymą arba vartotojo vadovo, kuriame dokumentuojama, kaip produktas turėtų būti naudojamas ar surinktas, sukūrimą. Tai taip pat gali reikšti veiksmų ir komunikacijos termino sudarymą, kai procesą diktuoja reguliavimo institucijos arba jei dėl jo gali kilti ginčas ar byla. Tai taip pat gali reikšti įvykių ir įvykių dokumentavimą istoriniam įrašui.
Kaip pavyzdį apsvarstykite įmonę, kuri gamybos proceso metu turi imtis konkrečių saugos veiksmų. Dokumentacijos specialistas galėtų būti atsakingas už tai, kad procesas būtų tinkamai užbaigtas, o tada sukurtų dokumentą, kuriame darbuotojams nurodoma, kaip žingsnis po žingsnio atkartoti procesą. Šis darbas padeda apmokyti, taip pat padeda parodyti reguliavimo institucijoms, kad įmonė stengiasi laikytis teisingos procedūros.
Kartu su dokumentų rašymu arba vietoj jų, dokumentacijos specialistas gali būti atsakingas už įvykių ir procesų įrašymą fotografuojant ar vaizdo įrašus. Tai gali apimti automobilio, patekusio į avariją, fotografavimą, siekiant dokumentuoti žalos atlyginimą dėl draudimo reikalavimo ar ieškinio. Tai taip pat gali apimti specialaus įvykio ar procedūros filmavimą, kad jį būtų galima tiksliai pavaizduoti nepasikliaujant žmogaus atmintimi.
Kitas dokumentacijos specialistas yra tas, kuris surenka reikalingus dokumentus iš kitų. Pavyzdžiui, jei įmonė bandė surinkti pinigus iš kliento ir svarsto galimybę imtis teisinių veiksmų, dokumentų specialisto gali būti paprašyta surinkti pirminę pirkimo sutartį, visas taikomas sąskaitas faktūras ir visus el. su atitinkamu klientu. Šio tipo specialistai taip pat gali sukurti nepriklausomus dokumentus, kuriuose pateikiama papildomos informacijos arba aprašoma, kaip dokumentai buvo gauti.
Svarbu pažymėti, kad termino nereikėtų painioti su terminu dokumentų specialistas. Dokumentacijos specialistas kuria ar surenka dokumentus konkrečiam tikslui sekti informaciją ar ką nors įrodyti. Dokumentų specialistas yra asmuo, dirbantis su esamais dokumentais ir galintis atlikti daugybę darbų – nuo kopijų parduotuvės tarnautojų iki rašysenos ekspertų, patvirtinančių istorinius dokumentus.