Kai įmonės ar kitos organizacijos nori surengti profesionalų renginį, dauguma samdo susitikimų koordinatorių, taip pat žinomą kaip konferencijų koordinatorius arba renginių planuotojas, kuris prižiūrėtų detales. Paprastai susitikimų koordinatorių pareigos yra atsakingos už detalių planavimą ir organizavimą iki renginio datos. Dėl planavimo gali reikėti susitikti su koordinatoriais, kad jie atliktų daugybę užduočių. Organizavimas paprastai yra svarbus įgūdis, nes vykdant koordinatoriaus pareigas turi būti nustatytas tinkamas formatas, pagrįstas organizuojančiojo subjekto tikslais.
Konferencijos koordinatoriai yra atsakingi už kelių detalių renginio etapų planavimą. Šie veiksmai paprastai apima svetainės, kurioje vyks renginys, pasirinkimą ir susisiekimą su pranešėjais. Kiti žingsniai iki renginio datos gali būti maitinimo organizavimas ir konferencijų medžiagos paruošimas.
Renginio dydis gali nulemti užduočių lygį, kurį turi atlikti tie, kurie turi susitikimo koordinatoriaus pareigas. Didelio masto renginiams dažnai reikia atlikti daug svarbių logistikos veiksmų, kad būtų užtikrinta, jog detalės nebūtų pamirštamos. Tokia svarbi informacija apima pranešėjų apsaugą ir svetainės prieinamumo patvirtinimą. Maži renginiai, pavyzdžiui, vieno skyriaus susitikimas, gali apimti užduotis, kuriose dalyvauja mažiau įmonės dalyvių. Šios užduotys gali apimti susitikimų erdvės rezervavimą, elektroninių kvietimų darbuotojams siuntimą, maitinimo užsakymą ir garso ir vaizdo poreikių užtikrinimą.
Kalbant apie renginio vietą, susitikimo koordinatoriai gali glaudžiai bendradarbiauti su vietos atstovu. Ši sąveika paprastai reikalinga norint nustatyti, ar renginio vieta gali sutalpinti datą, dalyvių skaičių, maitinimą, garso ir vaizdo įrangą ir bet kokias kitas būtinybes. Kita šios užduoties pareiga apima sutarties sudarymą su renginio vietos atstovu.
Kai vieta yra apsaugota, renginio planuotojas pradeda organizuoti likusią renginio informaciją. Tai gali apimti konferencijos medžiagos paruošimą. Kai kurie susitikimų koordinatorių darbai taip pat yra atsakingi už bendravimą su pranešėjais, siekiant nustatyti poreikius, pvz., kelionių organizavimą, pristatymo priemones ir stipendiją už dalyvavimą.
Pasiruošimas renginio datai dažniausiai reikalauja detalių administravimo prieš renginį ir jo metu. Prieš renginį susitikimų koordinatoriai užtikrins pranešėjų apgyvendinimą viešbutyje ir, pavyzdžiui, paruoš konferencijos medžiagą. Renginio metu dauguma užduočių apima dalyvių registraciją ir posėdžių salių paruošimą prieš sesijos pradžią.
Renginio pabaigoje susitikimo koordinatoriams gali tekti įvertinti renginio sėkmę. Paprastai dalyviai ir pranešėjai gauna apklausas, kad pateiktų atsiliepimus apie visus renginio aspektus. Tai gali padėti susitikimo koordinatoriui susitarti dėl būsimo renginio.
Kai kuriose įmonėse norint atlikti koordinatoriaus darbus, taip pat gali prireikti prižiūrėti su renginiu susijusias išlaidas. Susitikimo koordinatoriams gali tekti numatyti išlaidas ir užtikrinti, kad išlaidos neviršytų biudžeto. Į šias išlaidas paprastai įeina mokėjimas vedėjams, maitinimas ir vietos sutarties įvykdymas.