Susitikimų koordinatorius paprastai palengvina susitikimus ir palaiko įmonės tvarkaraštį. Susitikimų ar konferencijų koordinatoriaus darbe yra daug galimų dalių, tačiau dauguma jų yra susijusios su įmonės narių ar kitų šalių susitikimų palengvinimu. Paprastai susitikimų koordinatorius yra aukšto lygio planuotojas, kuris specializuojasi visų rūšių susitikimų logistikoje – nuo reguliariai suplanuotų vidinių susitikimų iki didelių konferencijų.
Viena iš bendrų susitikimo koordinatoriaus atsakomybės sričių gali apimti posėdžių ar konferencijų apskaitos užduotis. Šie specialistai gali įvertinti susitikimo, konferencijos ar renginio išlaidas, nurodydami, kad eilutės elementų išlaidos turi būti įtrauktos į bendrą įmonės biudžetą. Išlaidų įvertinimas ir pirkimas yra dalis to, ką susitikimų koordinatoriai gali padaryti, kad palengvintų renginius.
Kitas susitikimų koordinavimo aspektas yra dalyvavimo vaidmenų išlaikymas. Susitikimų koordinatoriai gali rezervuoti vietą susitikimams arba priimti atšaukimus, tvarkydami atnaujintą sąrašą, kas dalyvaus konkrečiame įmonės renginyje. Šie specialistai taip pat gali išspręsti įvairius užsakymo konfliktus ar planavimo problemas.
Daugelis susitikimų ar konferencijų koordinatorių glaudžiai bendradarbiauja su įmonių vadovais. Jie gali dirbti su įvykiais, vykstančiais departamente, įvykiais, vykstančiais tarp skyrių, arba renginiuose, kuriuose įmonių vadovai bendradarbiauja su išorinėmis šalimis. Visais šiais atvejais susitikimų koordinatoriai atliks administracinius vaidmenis, siekdami užtikrinti, kad susitikimai ir kiti renginiai vyktų sklandžiai.
Be pačių susitikimų, konferencijų ir renginių planavimo, susitikimų koordinatoriai gali suplanuoti susitikimus prieš renginį arba po jo, kad gautų daugiau informacijos apie tai, ko reikia. Tai gali apimti patyrusių darbuotojų, galinčių pateikti atsiliepimų apie įvykį prieš įvykį, rinkimą, taip pat susitikimų surengimą po įvykio, kad padalinių vadovai ar vadovai būtų informuoti apie tai, kas įvyko susitikime ar renginyje.
Susitikimų ar konferencijų koordinatoriai taip pat gali dirbti kartu su patalpų priežiūros personalu, kad įsitikintų, jog renginių vietos yra tinkamos būklės. Sveikatos ir saugos klausimai taip pat gali būti įvertinti prieš renginį. Susitikimo koordinatorius taip pat gali išnagrinėti įvairias draudimo rūšis, kurių gali prireikti dideliam įmonės renginiui ar net vidiniam susitikimui. Visa tai yra tik dalis to, ko gali tekti siekti aukšto lygio susitikimų planuotojams pagal bendrą logistikos ir planavimo sritį.