Pasiūlymo koordinatorius užima svarbią vietą daugelyje pardavimo įmonių. Pareigos apima duomenų rinkimą iš įvairių bendradarbių iš kelių skyrių ar funkcinių sričių, pasiūlymų formatavimą pagal pateikimo reikalavimus, terminų stebėjimą ir pateiktų pasiūlymų būsenos stebėjimą. Pasiūlymų koordinatorius gali būti skirtas darbui didelėje įmonėje arba mažesnėje įmonėje gali turėti papildomų funkcijų. Koordinatorius dažnai yra pardavimo komandos narys, bet taip pat gali būti rinkodaros ar verslo plėtros skyrių narys.
Bet kuri įmonė, parduodanti ką nors, ar tai būtų produktas, ar paslauga, turės rašyti pasiūlymus. Tai gali būti atsakas į užklausą dėl kainų arba tiesiog aktyvus bandymas užsidirbti verslui. Kai kurie pasiūlymai yra gana paprasti ir apima tik pagrindinę informaciją, pvz., rezultatų sąrašą, sąlygas ir kainas. Kiti pasiūlymai, ypač skirti dideliems, sudėtingiems darbams, yra gana ilgi ir reikalauja surinkti daug informacijos.
Nepriklausomai nuo sudėtingumo laipsnio, kiekvienas pasiūlymas turi būti parengtas prieš pateikiant jį klientui. Čia ateina pasiūlymo koordinatorius. Jo darbas yra peržiūrėti kiekvieno pasiūlymo reikalavimus ir parengti dokumentą, atitinkantį visus šiuos kriterijus.
Viena iš pagrindinių pasiūlymų koordinatoriaus pareigų yra kainų nustatymas. Tai gali apimti produktų ir paslaugų kainų, mokesčių, pristatymo mokesčių ir kt. apskaičiavimą. Daugeliu atvejų koordinatorius nėra atsakingas už kainodaros sukūrimą ar antkainių nustatymą, bet yra atsakingas už kainodaros informacijos gavimą iš atitinkamos šalies ar šalių ir įtraukimą į pasiūlymą.
Kai kuriuose pasiūlymuose taip pat turi būti pateikta kitokio pobūdžio informacija. Pavyzdžiui, atsakant į pasiūlymą dėl pasiūlymo, pasiūlyme turi būti pateikta visa tame prašyme nurodyta informacija. Tai gali apimti informaciją apie kredito reitingus, subrangovo naudojimą ir nuorodas. Pasiūlymuose taip pat gali būti reikalaujama, kad kartu su pasiūlymo atsakymu būtų pateikti patvirtinamieji dokumentai, pvz., draudimo įrodymas. Pasiūlymo koordinatorius bus atsakingas už visų reikalingų duomenų rinkimą iš tokių sričių kaip apskaita, rizikos valdymas, operacijos ir pirkimai, kad būtų galima parengti atsakymo į pasiūlymą dokumentą.
Daugeliu atvejų pasiūlymo koordinatorius yra atsakingas už pasiūlymo termino valdymą. Tai gali apimti priminimą bendraautoriams, kada reikia pateikti informaciją, ir tolesnius veiksmus, kai informacija negaunama. Tai taip pat reiškia, kad reikia užtikrinti, kad pasiūlymai būtų pateikti iki nustatyto termino. Kai kurie pasiūlymų koordinatoriai taip pat stebi pateiktus pasiūlymus ir dokumentuoja, kurie buvo priimti ir atmesti.