Biuro administravimo terminas dažniausiai vartojamas kalbant apie biuro pagalbos pareigas. Šioje srityje yra įvairių pareigybių su skirtingu atsakomybės lygiu. Kai kurie biuro administravimo darbai teikia administratoriaus pagalbą tik konkretiems vadovams, vadovams ar skyriams, kiti padeda visam biurui. Didėjant administravimo apibrėžimui ir administracinės pagalbos poreikiui, daugelis pareigybių pavadinimų vartojami pakaitomis ir įvairiose darbovietėse skiriasi.
Biuro administravimo darbai pradiniame lygyje paprastai apima tokias pareigas kaip laiškų atidarymas, rūšiavimas ir paskirstymas bei dokumentų rinkimas, spausdinimas, lyginimas ir spausdinimas. Atsiliepimas telefonu, atvykstančių lankytojų sveikinimas ir gaiviųjų gėrimų pirkimas susitikimams bei pietums taip pat gali būti įtrauktas į pradinio lygio pareigybės aprašymą. Į šią grupę kartais įtraukiami ir duomenų įvedimo bei klientų aptarnavimo skambučių centro darbai. Pareigybės gali būti registratūros darbuotojas, registratūros darbuotojas, jaunesnysis administracijos padėjėjas arba bylų darbuotojas.
Vidutinio lygio administratoriaus darbai dažnai apima tokias pareigas kaip atsakymas į el. pašto ir telefono užklausas organizacijos vardu, darbuotojų susitikimų ir kelionių organizavimas, posėdžių protokolavimas ir biuro prekių užsakymas. Priklausomai nuo organizacijos dydžio, kai kuriuose biuruose kiekviename padalinyje gali būti įdarbintas vidutinio lygio administravimo specialistas, kuris vėliau veikia kaip to skyriaus koordinatorius. Šie darbai gali turėti tokius pavadinimus kaip administratoriaus padėjėjas, administracijos koordinatorius arba biuro vadovas.
Vyresnysis biuro administravimo darbas yra atsakingas už aukščiausią biuro administravimo lygį ir dažniausiai susijęs su glaudžiu bendradarbiavimu su vadovais ar kitais vyresniosios vadovybės nariais. Mažose organizacijose vyresnysis biuro administratorius gali net atlikti tokias pareigas, kurioms kitu atveju gali prireikti viso skyriaus, pvz., rinkodaros, žmogiškųjų išteklių ar apskaitos. Įprastos pareigos apima vadovų maršrutų tvarkymą, susirinkimų vadovų ir dokumentų kūrimą, raštinės reikmenų užsakymų tvirtinimą, dalyvavimą susitikimuose vietoj vadovų, kai to reikia, vadovų išlaidų ataskaitų kūrimą ir vieno ar kelių vadovų „vartų prižiūrėtojo“ ir kartais atstovo spaudai funkcijas. Vyresnieji specialistai gali ne tik glaudžiai bendradarbiauti su vadovybe, bet ir prižiūrėti pradinio lygio administratoriaus darbuotojus ir deleguoti jiems užduotis. Šie darbai gali turėti tokius pavadinimus kaip vadovo padėjėjas, vykdomasis koordinatorius arba vyresnysis administracijos padėjėjas.