Kelionių planuotojas yra agentas, organizuojantis atostogas ir kelionių paketus klientams. Konsultuodamiesi su klientu ir po jų, jie atlieka įvairias užduotis, pavyzdžiui, sudaro maršrutą, rezervuoja skrydžius, susitaria dėl automobilio ar laisvalaikio įrangos nuomos, ir visa tai siekia, kad kelionė vyktų kuo sklandžiau. Pagrindinis kelionių planuotojo prioritetas yra įvairių kelionės aspektų derinimas. Darbas reikalauja kelių užduočių, planavimo, derybų ir kitų tarpasmeninio bendravimo įgūdžių.
Dėl atostogų kelionių planuotojas turi glaudžiai konsultuotis su savo klientu. Daugeliu atvejų klientai, kurie ieško kelionių planuotojo pagalbos savo atostogoms, tai daro todėl, kad nori įsigyti visą paketą, o ne patys derinti kiekvieną savo atostogų aspektą. Pavyzdžiui, kelionių planuotojas turės nuspręsti, ar klientas turėtų skristi, išplaukti ar išvykti automobiliu ar geležinkeliu. Paprastai klientai gali tiksliai suformuluoti savo reikalavimus konsultacijos metu, tačiau daugeliu atvejų kelionių planuotojas turi juos išsiaiškinti per klausimų ir atsakymų sesiją.
Sutaręs tranzito būdą, kelionių planuotojas turės surasti būstą, kuris geriausiai atitiktų kliento poreikius. Nors tai gali atrodyti paprasta, tačiau daugelis klientų nėra tikri, kokio tipo vietoje jie norėtų apsistoti. Renkantis klientui tinkamiausią apgyvendinimą įtakoja daug įvairių veiksnių – kaina, vieta paskirties mieste, artumas konkretaus miesto atrakcionai ar veikla, prabangos lygis ir estetinis jautrumas.
Kelionių planuotojai paprastai sutvarko visus dalykus, kuriuos jų klientas atliks per savo atostogas, ir užtikrina, kad nekiltų planavimo konfliktų. Planuotojas suras veiklą ir ekskursijas, kurios geriausiai atitinka jo klientų skonį ir pomėgius, tuo pačiu užtikrindamas, kad ši veikla atitiktų jo kliento biudžetą. Tam reikia, kad kelionių planuotojas susipažintų su savo klientais ir užmegztų ryšį su jais, suprastų, kas jiems patinka.
Tačiau kelionių planuotojai neapsiriboja atostogų organizavimu. Daugeliu atvejų jie samdomi organizuoti komandiruotes, kurioms reikalingas aukšto lygio koordinavimas ir kompetencija. Jie taip pat gali būti paprašyti organizuoti įmonių rekolekcijas, seminarus ir suvažiavimus ar beveik bet ką kitą, kuriam reikia įgūdžių derinant žmonių kelionių maršrutus.