Sekretoriai gali atlikti įvairias pareigas, priklausomai nuo jų darbo vietos, tačiau paprastai jie yra atsakingi už sklandų biurų veikimą, atlikdami tiek administracines, tiek žemo lygio valdymo užduotis. Šie specialistai dažniausiai atsako į telefonų ir el. pašto korespondencijas bei valdo rinkmenų sistemas; jie taip pat gali rūšiuoti paštą, organizuoti susitikimus ir koordinuoti tarpusavio ryšius. Daugeliu atvejų darbas laikomas pradiniu lygiu, o tai reiškia, kad sėkmei nereikia specialių įgūdžių ar išsilavinimo. Lygiai taip pat paprastai yra kur tobulėti. Daug potencialo ar patirties turintys žmonės dažnai atsiduria kandidatuose į vis prestižiškesnius darbus už vis didesnį atlyginimą.
Administratoriaus padėjėjo, tarnautojo ir asmeninio asistento darbai paprastai įtraukiami į šį skėtį. Visos šios pareigos yra administracinės ir visos dažniausiai yra susijusios su popierizmu ir elektroniniu dokumentų valdymu. Viena iš vienintelių išimčių yra vyriausybės lygio ar kiti oficialūs „sekretoriai“, pavyzdžiui, gynybos sekretorius arba iždo sekretorius. Nors šie titulai gali reikšti grynai žemo lygio pareigas, šias pareigas einantys pareigūnai paprastai yra gana aukšto rango ir paprastai patys mažai atlieka administracinio ar kanceliarinio darbo.
Kanceliariniai įgūdžiai
Biuro valdymas yra viena iš svarbiausių sekretorės užduočių. Ši darbų kategorija gali būti šiek tiek plati, tačiau beveik visada apima administracines ir kanceliarines pareigas. Sekretorės dažniausiai tvarko biuro dokumentus, įskaitant laiškų siuntimą ir gavimą, failų sistemų kūrimą ir tvarkymą bei korespondencijos tvarkymą. Daugumoje nustatymų būtini kompiuterio ir teksto apdorojimo įgūdžiai.
Daugumoje vietų atsiliepimas į telefono skambučius taip pat yra svarbi darbo dalis. Sekretorės dažnai yra pirmieji žmonės, su kuriais klientai ir klientai pasikalbės skambindami į įmonę. Paprastai reikalingos geros manieros ir mandagus elgesys. Profesionalai, priimdami žinutes, sulaikydami skambintojus arba atsakydami į pagrindinius klausimus, paprastai turi parodyti didelį taktiškumą.
Planavimas ir kalendorius
Daugelyje nustatymų administracijos darbuotojai yra atsakingi už biuro kalendorių ir atskirų darbuotojų kalendorių tvarkymą. Jie dažnai yra atsakingi už susitikimų ir susitikimų planavimą ir saugo nuo konfliktų bei dvigubų užsakymų. Ši užduotis ypač ryški tokiose vietose kaip medicinos praktika, kur pacientai nuolat skambina susitikimams, tačiau gali įvykti visur, kur aukštesnio lygio darbuotojai yra „paklausūs“. Net jei reikia tik suplanuoti pietų susitikimą ar rezervuoti vakarienę, dažniausiai vadovai ir vadovai kreipiasi pagalbos į sekretores.
Valdymo pareigos
Administracijos darbuotojai turi ne tik turėti raštvedybos įgūdžių, bet ir valdyti laiką ir žmones. Jie turi numatyti biuro personalo poreikius, greitai spręsti vidines problemas ir efektyviai dirbti koordinuodami bei suburdami skirtingus žmones. Puikūs žmonių įgūdžiai yra tikrai svarbūs, ypač kai reikia vadovauti vadovams ir kitiems svarbiems darbuotojams. Daugelis darbų gali būti „užkulisiuose“, kai sekretorės numato savo vadovų poreikius ir reikalavimus dar prieš pateikiant prašymus.
Pareigos personalo hierarchijoje
Daugumoje biurų sekretoriai laikomi šiek tiek žemesnio lygio ir beveik visada yra netoli biuro pešimo tvarkos apačios. Paprastai jie atsako tiek į vidutinio lygio, tiek į aukštesnę vadovybę ir paprastai turi padėti visiems vienodai. Tačiau didelės įmonės ir biurai dažnai turi ištisus sekretorių fondus, tačiau tokiu atveju atsiranda šiek tiek niuansesnės hierarchijos. Šiuose nustatymuose kai kuriems darbuotojams gali būti pavesta atlikti niekingus darbus, pvz., skambinti ir atsakyti į telefono skambučius, o kiti gali tvarkyti tvarkaraščius ir bendrauti su aukštesnio rango darbuotojais. Pažanga šiuose biuruose dažniausiai priklauso nuo laiko ir patirties.
Vieni prestižiškiausių darbų, kuriuos gali gauti sekretorė, yra asmeninės pagalbos sfera. Daugelis vyresniųjų vadovų ir įmonių vadovų turi atsidavusius administratorius, kurių visas darbo laikas yra skirtas vieno vadovo tvarkaraščių priežiūrai ir valdymui. Tokio tipo sekretoriai paprastai turi dirbti ilgas valandas ir susidoroti su kartais nenuspėjamais reikalavimais ir prašymais, tačiau dažnai yra vienas geriausiai apmokamų ir labiausiai gerbiamų šios profesijos atstovų.
Mokymosi ir mokymosi reikalavimai
Skirtingi darbdaviai kelia skirtingus reikalavimus savo sekretorių išsilavinimui. Kai kuriais atvejais pakanka vidurinės mokyklos diplomo ar lygiaverčio pažymėjimo, o kitais atvejais pirmenybė teikiama tikriems sekretoriaus pažymėjimams ar laipsniams. Bendruomenės kolegijose ir profesinėse mokyklose dažnai siūlomos programos, kuriose suinteresuoti studentai gali išmokti teksto apdorojimo ir biuro valdymo subtilybių. Tokio kurso lankymas dažnai yra gera idėja, net jei tai nėra griežtai reikalaujama, nes tai gali padėti išsiskirti programai, o naujiems darbuotojams gali padėti įgyti patirties.
Ypatingos aplinkybės: pareigūnai ir vyriausybės sekretoriai
Terminas „sekretorius“ ne visada gali būti siejamas su biuro administratoriumi. Kai kuriais atvejais, ypač susijusiais su aukšto rango vyriausybės pareigūnais, šis pavadinimas gali būti naudojamas kaip garbės pareigos, nurodant plataus reikalų sektoriaus valdymą. Pareigūnai, vadovaujantys skyriams arba prižiūrintys pagrindinius vyriausybinius padalinius, gali naudoti sekretorių pareigas, tačiau jų darbo nereikėtų painioti su įprastesnėmis biuro valdymo pareigomis.