Yra daug įvairių išlaidų sekimo įrankių, todėl žmonėms gali tekti šiek tiek eksperimentuoti, kad surastų jų poreikius atitinkantį metodą. Labai naudinga, jei norite išbandyti kelis metodus ir turėti prieigą prie bandomųjų programinės įrangos įrankių versijų. Žmonės taip pat turėtų pagalvoti, kodėl jie seka išlaidas, nes tai gali padėti jiems rasti geriausią būdą tvarkyti savo finansinius įrašus. Pavyzdžiui, specialiai mokesčiams sukurti įrankiai gali veikti kitaip nei tie, kurie skirti padėti žmonėms sudaryti biudžetą.
Žmonės gali sekti išlaidas naudodami apskaitos programinę įrangą, įskaitant įvairius integruotus produktus, kurie gali atlikti tokius veiksmus kaip duomenų iš banko sąskaitų nuskaitymas. Jie taip pat gali tvarkyti savo išlaidas rankiniu būdu, naudodami žymėjimo laukus čekių knygelėje arba sąskaitos žurnale arba tvarkydami išlaidų knygą. Kai kurie žmonės randa vidurį, naudodami tokį įrankį kaip kompiuterinė skaičiuoklė išlaidoms tvarkyti, kad galėtų tinkinti išdėstymą ir laukus.
Kai kurie dalykai, į kuriuos reikia atsižvelgti renkantis išlaidų stebėjimo metodą, apima tai, kokios išlaidos yra stebimos, kodėl ir kaip informacija bus naudojama. Pavyzdžiui, namų ūkio ir verslo išlaidų stebėjimas gali apimti skirtingus poreikius. Studentas gali sekti išlaidas, skirtas pateikti apskaitą patikos fondui kompensuoti, o nepriklausomas rangovas gali norėti sekti išlaidas, kad nustatytų mokesčių atskaitymus metų pabaigoje.
Paprastai patartina sekti išlaidas, kai jos patiriamos, arba reguliariais intervalais, pvz., kas savaitę, o ne periodiškai atsitraukti ir tvarkyti didelius duomenų kiekius. Žmonėms, kurie turi problemų, gali būti naudinga programinė įranga, kuri palaiko ryšį su banko sąskaitomis, nes visa finansinė veikla tose sąskaitose bus akimirksniu importuojama ir žmonės bus raginami įvesti informaciją, pvz., priskirti tam tikrą finansinę veiklą. Žmonėms, kuriems reikia saugoti kvitus, svarbu turėti lydinčią kvitų padavimo ir sutvarkymo sistemą.
Kai žmonės seka išlaidas tam tikram tikslui, jie gali norėti pasikalbėti su buhalteriu apie savo galimybes ir geriausią būdą sekti savo išlaidas. Tai neleis jiems vėliau atlikti darbo iš naujo; Pavyzdžiui, mokesčių atskaitymai suskirstomi į atskiras kategorijas ir žinodami, kokios tos kategorijos yra ir kas joms tinka, žmonės pirmą kartą galės teisingai klasifikuoti išlaidas. Taip pat žmonės, stebintys išlaidas, kad atitiktų susitarimo sąlygas, pavyzdžiui, studentai, atskaitingi savo tėvams arba darbuotojai, stebintys išlaidas darbdaviui, turėtų pasikalbėti su kita šalimi apie tai, ko tikimasi sukurti abipusiai patenkinamą sistemą. Gali būti teisinių reikalavimų kitiems; Pavyzdžiui, patikos fondą administruojantis asmuo turi atitikti griežtus ataskaitų teikimo ir pateikimo reikalavimus, kad atsiskaitytų už tai, kaip fondas naudojamas.