Gautinos sumos – tai pinigų sumos, skolingos įmonei neapmokėtų sąskaitų faktūrų ar kitų skolų pavidalu. Geriausi patarimai, kaip registruoti gautinų sumų operacijas, padeda įmonei kuo greičiau surinkti visus skolingus pinigus. Savalaikis ir nuoseklus apdorojimas bei kryžminis įrašų, įrašytų skirtingose knygose, patikrinimas padeda užtikrinti tikslumą ir pateikti naujausias gautinas sumas. Naudoti knygelę arba apskaitos programinę įrangą gautinų sumų registravimui yra geras būdas gauti naujausią informaciją. Tiems, kurie neturi laiko ar personalo tokioms užduotims atlikti, gali perduoti gautinų sumų registravimo užduotį iš išorės.
Visada įrašykite pardavimo ir grynųjų pinigų operacijas į atitinkamą žurnalą, kai tik jos įvyksta. Šiame žurnale visi pardavimai įrašomi kredito stulpelyje, o visi atlikti mokėjimai – debeto stulpelyje. Kiekvienos dienos pabaigoje žurnalo kredito stulpelyje nurodytos pardavimų sumos bus įrašomos į atskirą gautinų sumų knygą; šis metodas turėtų būti naudojamas ir kiekvieno mėnesio pabaigoje. Tokiu būdu registruojant gautinas sumas, tiksliai įrašoma, kas yra skolinga tiek verslui, tiek klientui.
Dar vienas geras patarimas, padedantis išlaikyti gautinų sumų operacijų registravimo tikslumą, yra gautinų sumų knygos tvarkymas. Individualūs klientų įrašai, padaryti pardavimo ir kasos pajamų žurnale, turi būti registruojami klientų knygose kiekvienos dienos pabaigoje. Jei šias operacijas registruojate ranka, visos šios gautinų sumų knygos turėtų būti laikomos tame pačiame segtuve. Jei gautinų sumų registravimui naudojate programinę įrangą, šios operacijos bus įrašomos automatiškai. Naudoti vieną iš daugelio galimų apskaitos programinės įrangos programų yra geras būdas stebėti gautinų sumų operacijas be varginančio registravimo ir sąskaitų derinimo.
Kitas būdas tiksliai ir laiku registruoti gautinų sumų operacijas yra perduoti užduotį įmonei ar organizacijai, kuri specializuojasi tvarkyti apskaitos pareigas. Šios įmonės atlieka visas varginančias įrašymo užduotis ir reguliariai teikia ataskaitas. Prieš leisdami joms pasiekti neskelbtiną informaciją, atidžiai patikrinkite bet kurią apskaitos ar buhalterijos įmonę. Pasikonsultuokite su vietinėmis verslo organizacijomis, tokiomis kaip „Better Business Bureau“, ir paprašykite kitų verslo žmonių rekomenduoti patikimą ir sąžiningą įmonę.