Viena iš bankinių paslaugų, kuri gali būti naudinga bet kokio dydžio įmonėms, yra „lockbox“ paslauga. Iš esmės užrakto dėžutė yra tiesiog pašto dėžutė, kurią jūsų bankas nustato jūsų verslui ir kurią bankas kontroliuos. Jums išduodamas siuntimas adresu, kuris leis jūsų klientams siųsti mokėjimus už visas jūsų organizacijos išrašytas sąskaitas faktūras tiesiai į užrakinimo dėžutę. Savo ruožtu jūsų bankas atidarys visą korespondenciją, perves čekius į jūsų sąskaitas ir suteiks elektroninę prieigą, leidžiančią matyti kasdienę veiklą. Trumpai tariant, jūsų bankas tampa priemone, kuria galite surinkti gautinas sumas ir įnešti jas į savo veiklos, darbo užmokesčio ar kitą paskirtą verslo sąskaitą.
Užrakinimo dėžutės užtikrinimas jūsų verslui turi keletą privalumų. Vienas iš svarbiausių – saugumas. Paprastai užrakinimo dėžutės yra apsaugotos daugiau nei įprastos saugumo priemonės, susijusios su pašto dėžute. Kai mokėjimas pasiekia jūsų užrakto dėžutę, tikimybė, kad jis pateks į netinkamas rankas, yra beveik nulinė. Tai gali suteikti jums ir jūsų klientų bazei komforto jausmą.
Antra, užrakinimo procedūra gali žymiai palengvinti mokėjimų registravimą apskaitos sistemoje. Daugelis bankų gali pateikti išsamios informacijos apie įmokėtus mokėjimus, įskaitant čekių vaizdus ir visus kitus su čekiu pateiktus dokumentus. Dažnai kasdienį kvitų paketą galima atsisiųsti PDF formatu ir naudoti rankiniam įvedimui į sistemą. Taikant šį metodą, jūsų apskaitos komandai nereikia atidaryti pašto ir rūšiuoti čekius prieš įvedant duomenis. Be to, nereikia ruošti banko indėlio.
Tačiau galbūt galėsite sutaupyti dar daugiau laiko, priklausomai nuo naudojamos apskaitos programinės įrangos tipo. Daugelis bankų gali pateikti atskirtą ataskaitą, kurią galima importuoti tiesiai į kai kurias apskaitos programinės įrangos sistemas. Jei jums pasisekė turėti suderinamą programinę įrangą, mokėjimų paskelbimas gali užtrukti keletą akimirkų, net jei mokėjimų sąrašas siekia šimtus.
Trečias „lockbox“ sistemos pranašumas yra tai, kad turite atsarginę savo gautinų sumų istoriją. Jei su jūsų programinės įrangos apskaitos sistema atsitiks kažkas rimto ir prarasite dalį arba visus duomenis, istorijos ataskaitos apie užrakto dėžės veiklą gali padėti pradėti atkūrimo procesą. Tai reiškia, kad galite greitai atnaujinti savo klientų sąskaitas ir pradėti rekonstruoti pajamų ir išlaidų ataskaitas kiekvieną mėnesį.
Nors užrakto dėžė neatlieka jokios funkcijos, kurios negalėtų atlikti jūsų buhalterinė komanda, sutaupo laiko, atsarginės informacijos šaltinio ir padidinto saugumo pranašumai daro užrakto dėžės sistemą labai patraukliu pasirinkimu. Pasitarkite su savo banku šiandien ir sužinokite, ką jie gali pasiūlyti kaip „lockbox“ programą.