Norėdami vesti smulkųjį kasos žurnalą, pirmiausia turėsite nuspręsti, ar norite vesti rašytinį žurnalą, ar registruoti operacijas kompiuteryje. Tada turėsite sukurti arba gauti žurnalą, kuriame būtų atitinkami įvedimo stulpeliai, pvz., datos, operacijų sumos, pajamų ar išlaidų aprašymai ir likučiai. Sukūrę šį žurnalą, galėsite sekti tiesiog įrašydami kiekvieną kartą, kai už ką nors mokate smulkiais grynaisiais arba gaunate pinigus šia forma. Be to, jums gali būti naudinga saugoti kvitus, kad sukurtumėte atsargines žurnalo įrašų kopijas.
Kai reikia vesti smulkų grynųjų pinigų žurnalą, svarbu suprasti, kad jį kurdami turite pasirinkimų. Norėdami sukurti žurnalą, galite naudoti rašytinį žurnalą, kompiuterio programinės įrangos programą, specialiai sukurtą smulkioms grynųjų pinigų operacijoms įrašyti, arba tiesiog kompiuterinę skaičiuoklę. Tačiau jei nuspręsite naudoti kompiuterio parinktį smulkiems gryniesiems pinigams įrašyti, paprastai labai svarbu reguliariai kurti atsargines failų kopijas. Jei neprisimenate to padaryti, jums gali būti sunku išsiaiškinti, kaip išleidote smulkius pinigus, ir įrodyti savo išlaidas, jei jūsų kompiuterinė sistema sugenda.
Paprastai smulkiame kasos žurnale bus skirta vieta įvairiems duomenims įrašyti. Pavyzdžiui, jūsų sukurtame žurnale turėtų būti stulpelis, kuriame būtų įvesta data, kurią sumokėjote grynaisiais arba gavote grynuosius pinigus, taip pat stulpelis, kuriame nurodoma, ar gavote operacijos dokumentą patvirtinantį kvitą, ar ne. Jūsų žurnale taip pat turėtų būti sritis, kurioje įrašyta šalis, kuriai sumokėjote grynuosius pinigus, arba asmuo, iš kurio gavote pinigus, ir operacijos suma. Jums taip pat reikės operacijos aprašymo srities. Pavyzdžiui, šioje srityje galite pažymėti, kad sumokėjote už prekes arba gavote auką.
Kai vedate smulkių pinigų žurnalą, turėsite sekti ir savo sąskaitos likutį. Tai reiškia, kad po kiekvienos operacijos jums reikės stulpelio, kuriame įrašysite savo smulkių pinigų fondo likutį. Likučio stebėjimas yra ne tik geras įrašų tvarkymas, bet ir gali padėti lengviau pastebėti, kada laikas papildyti savo smulkių pinigų fondą.
Jei vadovaujate verslui, kuriame dirba darbuotojai, turėsite nuspręsti, kas turės prieigą prie jūsų smulkių pinigų ir bus atsakingas už žurnalo tvarkymą. Jei prieigą turės daugiau nei vienas asmuo, jums reikės sistemos, leidžiančios įrašyti, kas atsakingas už kurią operaciją. Galite tai įrašyti, į žurnalą įtraukę darbuotojo vardo stulpelį.
Be smulkių grynųjų pinigų žurnalo vedimo, taip pat svarbu saugoti visus gautus kvitus, susijusius su smulkiais pinigais. Tai netgi apima kvitus už mažas sumas, kurių nelaikote labai svarbiomis. Vėliau jums gali prireikti šių kvitų, kad galėtumėte įrodyti kai kurias išlaidas.