Prašymas atlyginti išlaidas paprastai reikalingas, kai asmuo sumoka už tam tikras išlaidas iš savo kišenės ir siekia susigrąžinti tų išlaidų sumą iš darbdavio, draudimo teikėjo ar tam tikros rūšies paslaugų teikėjo. Tikslus kompensavimo prašymo pateikimo procesas skirsis, atsižvelgiant į subjekto, kuris gauna prašymą, politiką ir procedūras. Paprastai procesas apima poreikį pateikti išsamią informaciją apie išlaidų pobūdį, įrodymą, kad išlaidos iš tikrųjų buvo patirtos ir kodėl pareiškėjas turi būti grąžintas.
Vienas iš dažnesnių prašymo atlyginti išlaidas pateikimo pavyzdžių yra susijęs su prašymo kompensuoti verslo išlaidas, susijusias su darbdavio pavestos užduoties vykdymu, pateikimas. Darbdaviai paprastai pateikia specialią formą, kurią reikia užpildyti iki galo, kad gautų kompensaciją. Formoje greičiausiai bus laukai, kuriuose bus nurodyta tokia informacija kaip išlaidų atsiradimo data, išlaidų suma ir su kuo susijusios išlaidos buvo susijusios su darbuotojui paskirta užduotimi. Kaip dalį kompensavimo dokumentų, darbuotojas paprastai pateikia kvitus, patvirtinančius kompensavimo prašyme įrašytas eilutes, todėl darbdavys gali lengvai patikrinti kiekvieną iš jų ir patvirtinti arba atmesti prašymą.
Norint reikalauti kompensacijos, reikia suprasti ir laikytis subjekto, kuris gauna kompensavimo prašymą, politiką ir procedūras. Tai reiškia, kad reikia užtikrinti, kad prašymas būtų pateiktas laiku ir visi tvarkymui reikalingi dokumentai būtų pateikti tuo pačiu metu. Net jei užklausa pateikiama internetu, gavėjas gali reikalauti, kad popieriniai kvitai būtų nuskaityti į dokumentą ir pateikti kartu su paraiška internetu.
Be to, skirdami laiko suprasti, kokios išlaidos yra leidžiamos, o kurios – ne, pagreitins apdorojimą ir leis pareiškėjui greičiau gauti kompensaciją. Pavyzdžiui, jei darbdavio politika leidžia padengti viešbučio kambario išlaidas, bet neleidžia pramogoms kambaryje, pvz., filmų nuomai, pasirinkus neįtraukti šių išlaidų į prašymą kompensuoti, sumažės darbdavio galimybės. prašymas pateikti patikslintą prašymą arba darbdavys panaikinti eilutę ir patikslinti darbuotojui mokėtiną likutį. Dauguma darbdavių pateikia konkrečias gaires spausdintoje arba elektroninėje formoje, su kuriomis galima susipažinti, kai darbuotojas pildo prašymo formą.