Kartais darbuotojui tenka patirti tam tikrų išlaidų, kad galėtų vykdyti verslą kasdien. Kartais reikia vairuoti asmeninę transporto priemonę, kad būtų galima atlikti įmonės reikalus ar skambinti pardavimui, tačiau tai gali būti brangi išlaidos, jei darbuotojas turi už tai sumokėti pats. Retkarčiais asmenims taip pat gali tekti įsigyti biuro reikmenų arba pasiimti medžiagas kampanijai ar projektui ir naudoti asmenines lėšas už prekes sumokėti. Kai atsiranda tokių išlaidų, dauguma įmonių siūlo darbuotojams kompensaciją.
Be apčiuopiamų verslo pirkimų, vietinių kelionių išlaidos dažnai įtraukiamos į darbuotojų kompensavimo išlaidų ataskaitą. Paprastai atitinka kompensaciją už ridą, mokesčius už stovėjimą ir panašias išlaidas. Taip pat dažnai kompensuojamos su verslu susijusios kelionės už miesto ribų. Nelaimingi atsitikimai, tokie kaip lėktuvų bilietai, važiavimas taksi, arbatpinigiai, automobilių nuomos išlaidos, apgyvendinimas viešbutyje ir pietūs restoranuose, gali būti apdrausti pagal darbdavio kompensavimo planą.
Tačiau prieš išleisdami savo pinigus darbuotojai turėtų suprasti darbuotojų kompensavimo politiką. Įmonė paprastai taiko konkrečius kriterijus, nusakančius, kokias išlaidas verslo savininkas nori padengti. Daugelis išlaidų turi būti patvirtintos iš anksto, kad žmonės neįsigytų neteisėtų pirkinių, pavyzdžiui, naujo biuro stalo, ir nesitikėtų, kad įmonė už tai sumokės.
Kadangi įmonių savininkai dažniausiai nustato vidinius biudžetus, brangūs daiktai, kurie nėra autorizuoti, gali užkrauti didžiulę naštą įmonės finansams. Tikėtina, kad žmonių, kurie nesilaiko darbuotojų kompensavimo politikos, prašymai dėl grąžinimo bus atmesti. Tas pats gali būti taikoma ir per dideliems telefono mokesčiams ar kitoms išlaidoms, viršijančioms priimtiną sumą.
Kiekvieno mėnesio pabaigoje darbuotojai paprastai turi pateikti savo vadovams užpildytas išlaidų ataskaitas. Šioje standartinėje formoje asmuo paprastai nurodo visas verslo išlaidas, kurias patyrė per mėnesį. Jis turėtų nurodyti finansinių išlaidų priežastį ir visus susijusius darbo numerius ar kitus rodiklius, kai tai susiję su konkrečiu klientu ar projektu.
Prie darbuotojo prašymo kompensuoti turi būti pridėti visi per mėnesį surinkti atitinkami kvitai. Be to, visi rašytiniai įgaliojimai taip pat turėtų būti pateikti iš anksto patvirtintoms teisėtoms išlaidoms patikrinti. Prieš pateikdami ataskaitas ir kvitus, darbuotojai turėtų pasidaryti visko kopijas, jei darbdavio dokumentai kada nors būtų pamesti ar ne vietoje.