Laiškas investuotojams visada turi būti informatyvus ir profesionalus. Siekdami išlaikyti tvirtus santykius su investuotojais, visada aiškiai ir sąžiningai kalbėkite apie savo verslo detales. Jūsų susirašinėjimas su investuotojais turėtų apimti tik faktinę informaciją, o kiekvienas investuotojas turėtų būti informuotas apie svarbius klausimus, turinčius įtakos jo investicijoms, kai tik jie tampa žinomi. Jei investuotojų ataskaitas pridedate kartu su laišku, išsamiai apibūdinkite visas susirūpinimą keliančias sritis, kurios gali būti pateiktos ataskaitoje, ir paskatinkite investuotojus susisiekti su jumis tiesiogiai, jei kiltų klausimų ar rūpesčių ateityje.
Kai rašote laišką investuotojams, įsitikinkite, kad jis parašytas ant firminio blanko, naudojant lengvai skaitomą, profesionaliai atrodantį šriftą. Nesvarbu, ar ruošiate ketvirtinį laišką investuotojams, kasmetinį laišką investuotojams, ar rašote laišką dėl investuotojo pasiūlymo, būtinai išsaugokite laiško kopiją savo failams ir išsiųskite to paties laiško kopiją visiems savo investuotojams, taip pat bet kurie valdybos nariai ir kitos atitinkamos šalys. Kreipkitės į gavėjus pagarbiai ir profesionaliai ir visada nurodykite savo kontaktinę informaciją.
Visi investuotojų pranešimai turėtų būti atitinkamai pažymėti tiesiogiai korespondencijoje, kad būtų išlaikytas faktinis bendravimo laikas. Po laiško datos taip pat visada turėtumėte pateikti nuorodą arba temos eilutę, kad investuotojai žinotų, su kuo susijęs laiškas, ir kad informacija būtų lengvai pasiekiama, jei prireiks ateityje. Laiškas investuotojams taip pat visada turėtų prasidėti pagarbiu ir profesionaliu sveikinimu, net jei turite asmeninių santykių su investuotojais.
Rengiant laišką investuotojams, visada pravartu kuo greičiau kreiptis tiesiai į reikalą. Galite palaikyti draugiškus santykius su investuotoju, tačiau aptarti asmeninius reikalus niekada netinka teikiant profesionalų laišką investuotojams. Vietoj to, laiške turėtų būti tik informacija, susijusi su investuotojo verslo interesais ir investicijomis į jūsų projektą.
Laiške investuotojams būkite optimistiški dėl bendro verslo ateities. Net jei investuotojai susiduria su galimybe prarasti investiciją, išsamiai apibūdinkite geriausias strategijas, kaip išvengti tokio praradimo. Trumpai tariant, užtikrinkite savo investuotojus, kad darote viską, ką galite asmeniniu ir profesiniu būdu, kad apsaugotumėte jų interesus.
Kai laiške investuotojams pateikiama atgrasančių naujienų, taip pat gera praktika informuoti investuotojus apie situacijas, kurios, atrodo, nepriklauso nuo jūsų. Tačiau tuo pat metu informuokite investuotojus apie pastangas, kurias dėjote jų vardu. Dauguma investuotojų supranta riziką ir supranta, kad nenumatytos aplinkybės gali sukelti nuostolių. Tačiau dauguma netoleruos, kad bus neteisingai informuoti arba tyčia meluojama laiške ar asmeniškai.