Įprastomis verslo sąlygomis verslo įmonės dažnai klientų užsakymus prekėms ar paslaugoms vykdyti kredituoja, o ne reikalauti išankstinio apmokėjimo. Ši praktika skirta palengvinti supaprastintus, patogius sandorius ir yra labai paplitusi įvairiose pramonės šakose. Prekybos gautinos sumos – tai sumos, įsiskolintos prekių tiekėjui ar paslaugų tiekėjui dėl tokios veiklos ir yra įrodomos išrašant sąskaitas, kurios turi būti apmokėtos pagal nurodytas pirminio kredito pratęsimo sąlygas. Prekybos gautinas sumas įmonės dažnai naudoja siekdamos nedelsiant gauti grynųjų pinigų, todėl balansuose jos paprastai parodomos kaip trumpalaikis turtas.
Prekybos gautinų sumų nustatymo procesas prasideda nuo prekių ar paslaugų teikimo kredito sąlygomis. Užsakymo įvykdymo skolos suma raštu patvirtinama klientui pateikta sąskaita faktūra. Laikoma, kad pirkėjų gautinos sumos egzistuoja nuo to momento, kai klientas įsigyja prekes ar paslaugas, iki to momento, kai buvo atliktas mokėjimas. Šio tipo operacijų apskaitos žurnalo įrašuose reikia nurašyti gautiną sumą ir kredituoti pajamų sumas; apmokėjimo gavimo metu bus nurašomi grynieji pinigai ir įskaityta gautina suma. Klientų mokėjimai visada turi būti atliekami pagal konkrečias pardavėjo paskelbtas kredito sąlygas.
Įprastomis kredito sąlygomis gali būti reikalaujama sumokėti per 10, 30 arba 45 dienas nuo sąskaitos faktūros išrašymo arba pristatymo datos. Išankstinis mokėtinų sumų apmokėjimas dažnai suteikia klientams teisę į nuolaidą, kurios detalės yra aiškiai nurodytos mokėjimo sąlygose. Neretai įvairių pramonės sektorių įmonės priima mokėjimus už neapmokėtas gautinas sąskaitas, kurios vėluoja iki dviejų savaičių.
Prekybos gautinų sumų apyvarta reiškia įmonės sėkmę vykdant užsakymus kredito sąlygomis ir vėliau užtikrinant visišką apmokėjimą. Didelė apyvarta byloja apie kruopščią kreditų suteikimo praktiką ir kruopščias surinkimo pastangas. Maža apyvarta yra įrodymas, kad dauginės, rimtai prasidėjusios gautinos sumos lieka neapmokėtos. Ypač aukšti apyvartos rodikliai gali būti signalas, kad verslas gali taikyti be reikalo griežtus kredito standartus, dėl kurių gali prarasti potencialūs pardavimai.
Daugeliui įmonių ypač vertinga gautinų sumų funkcija yra galimybė jas naudoti kaip greito pinigų generavimo priemonę bendradarbiaujant su faktoringo agentu. Per šį procesą gautinos sumos parduodamos trečiajai šaliai, siekiant apmokėti neapmokėtas sąskaitas faktūras iš klientų. Be to, verslo įmonės gali pasiūlyti savo gautinas sumas kaip užstatą, kad padidintų tikimybę gauti paskolą. Dėl šių priežasčių gautinos sumos yra gyvybiškai svarbios bet kokio verslo, kuris reguliariai teikia prekes ir teikia paslaugas kreditu, veikloje.