Sąnaudų veiksnys reiškia viską, kas keičia veiklos sąnaudas, greičiausiai veiklą, susijusią su prekių gamyba. Sąnaudų veiksnių analizė yra šių elementų peržiūra, siekiant užtikrinti, kad įmonė tiksliai paskirstytų gamybos sąnaudas prekėms ir paslaugoms. Skirtingi šios analizės metodai apima sąnaudų apskaitos sistemos apžvalgą, vidinės veiklos analizę ir pramonės analizę. Vadovaujantys buhalteriai yra asmenys, pirmiausia atsakingi už išlaidų veiksnių analizę. Šie asmenys taip pat gali teikti rekomendacijas, kaip sukurti naujus arba geresnius sąnaudų paskirstymo proceso veiksnius.
Išlaidų apskaitos sistemos yra procesas, kurio metu įmonė fiksuoja informaciją apie išlaidas ir įkelia ją į paskirstymo telkinius. Ši analizė yra būtina, nes įmonė turi užtikrinti, kad savo gamybos metodui naudoja teisingą sąnaudų apskaitos sistemą. Pavyzdžiui, konkrečių prekių siuntoms – pavyzdžiui, moteriškoms palaidinėms – tikriausiai reikalinga darbo užsakymo išlaidų sistema. Vadovaujantys buhalteriai surenka išlaidas už kiekvieną palaidinių partiją, paleistą per sistemą. Išlaidų veiksniai turi turėti galimybę surinkti reikiamus duomenis išlaidoms paskirstyti.
Sąnaudų veiksnių analizė taip pat yra vidinė veikla. Pavyzdžiui, vadovaujantys buhalteriai dažnai peržiūri kiekvieną veiklą gamybos procese. Jie išvardins visus esamus kaštus lemiančius veiksnius ir įvertins galimybę tiksliai paskirstyti išlaidas kiekvienai pagamintai prekei ar prekių partijai. Jei įmonė pakeitė savo gamybos metodą, gali prireikti rekomendacijų dėl naujų sąnaudų veiksnių. Tada analizės rezultatai padiktuoja, kuris naujas vairuotojas geriausiai atitiks įmonės vidinę gamybos sistemą.
Išorinės peržiūros procesas taip pat yra galimybė atliekant sąnaudų veiksnių analizę. Daugelis tam tikros pramonės įmonių tikriausiai naudoja panašią sąnaudų apskaitos sistemą. Konkurentų naudojamas sąnaudų veiksnys gali būti naudingesnis įmonei nei jos pačios pasirinktos sąnaudų priežastys. Tačiau įmonės turi būti atsargios, nes gamybos procesai įvairiose įmonėse gali labai skirtis. Vadovybės buhalteriai tikriausiai atliks peržiūrą, kad nustatytų, ar naujas sąnaudų veiksnys, pagrįstas pramonės analize, veiks įmonės gamybos sistemoje.
Pagal kiekvieną metodą vadovaujantys buhalteriai, atlikdami sąnaudų veiksnių analizę, turėtų užduoti keletą klausimų. Rasti atsakymai turėtų apimti pagrindinių veiklų identifikavimą, kodėl įmonė turi keisti sąnaudų veiksnius, kas yra susijusi su kiekviena veikla ir koks bus pokytis. Atsakymus dažnai reikia gauti operatyviniams vadovams ir vadovams. Šie asmenys greičiausiai bus atsakingi už išlaidų veiksnių pakeitimų pasirašymą. Pradedant lėtai ir tada atlikti visus pakeitimus dažnai keičiasi išlaidų veiksniai.