Išlaidos grynaisiais yra išlaidos, kurios sumokamos iš karto grynaisiais arba lygiaverčiu mokesčiu, pavyzdžiui, čekiu ar pinigų perlaida. Tai skiriasi nuo išlaidų, sumokėtų už kreditą, sudarius kredito sutartį su pardavėju arba naudojant kredito kortelę ar kredito liniją išlaidoms padengti. Pinigų apskaitos metodą taikančios įmonės grynųjų pinigų sąnaudas fiksuoja iš karto, kai tik jos patiriamos, o kredito sąnaudas fiksuoja tik tada, kai sumokami grynieji pinigai kredito sąskaitoms apmokėti. Šis apskaitos metodas gali sukelti tam tikrų iššūkių, todėl daugelis įmonių renkasi kaupimo apskaitą, kad galėtų stebėti savo sąskaitos veiklą.
Iš esmės grynųjų pinigų kaina yra bet kokia kaina, kuri iš anksto sumokama iš karto turimomis lėšomis. Lėšos tokioms išlaidoms padengti paimamos tiesiogiai iš įmonės sąskaitų, o ne pratęsiamos kreditu ir vėliau grąžinamos. Yra daug rūšių operacijų, kai saugos ir saugumo sumetimais reikia atlikti mokėjimus grynaisiais, ir jie visi būtų apskaitomi kaip grynųjų pinigų išlaidos apskaitos tikslais. Kai kurie žmonės ir įmonės dėl patogumo ar kitų priežasčių dirba grynaisiais pinigais, todėl turi tik grynųjų pinigų.
Grynųjų pinigų apskaitoje kaskart, kai atliekamas grynųjų pinigų mokėjimas grynųjų pinigų sąnaudoms padengti, jis įrašomas į didžiąją knygą kartu su informacija apie operaciją. Viena šio metodo problemų yra ta, kad nėra kredito operacijų registravimo mechanizmo, todėl didžioji knyga tiksliai neatspindi verslo sąlygų. Įmonė gali turėti neapmokėtų kredito operacijų, kurios nėra registruojamos, todėl klaidinantis jos finansinės būklės vaizdas.
Išlaidos grynaisiais gali apimti sąskaitas, kurios apmokamos iš karto, einamąsias išlaidas, apmokamas grynaisiais, daug komunalinių paslaugų ir pan. Taikant kaupimo apskaitos metodus, buhalteriai ne tik registruoja grynųjų pinigų išlaidas, kai jos patiriamos, bet ir pažymi kredito operacijas. Įrašant šias operacijas, kai jos įvyksta, net jei pinigai dar nepasikeitė, įmonė gali geriau sekti savo finansinę padėtį ir susidaryti sąžiningesnį savo finansų vaizdą suinteresuotoms šalims.
Požiūriai į apskaitos metodus skiriasi priklausomai nuo verslo. Daugelis atsisakė grynųjų pinigų apskaitos prie kaupimo apskaitos, nes mano, kad kaupimo metodas yra tikslesnis ir naudingesnis jų poreikiams. Buhalteriai gali suteikti konkrečių patarimų dėl apskaitos metodų ir pasirinkimo, kuris gali būti tinkamiausias konkrečiai įmonei. Pasirinkus apskaitos metodą, jis turi būti nuosekliai taikomas ir naudojamas siekiant sumažinti painiavos, netikslių finansinių ataskaitų ir kitų problemų riziką.