Apskritai veiklos sąnaudos skirstomos į fiksuotas ir kintamas kategorijas, kurios nustatomos atsižvelgiant į jų formą tam tikru laikotarpiu. Fiksuotos išlaidos išlieka tos pačios, nesvarbu, kas vyksta įmonėje, o kintamieji kaštai kinta priklausomai nuo naudojimo ir kitos veiklos. Norint vesti tikslius įrašus ir sudaryti atitinkamus biudžetus, būtina apskaityti abu. Galimi tam tikri kintamų kaštų įvertinimo įrankiai, padedantys jas kontroliuoti, nes jie gali tapti problema, kai verslas jų neapskaito.
Įmonės fiksuotos veiklos sąnaudos išlieka nepakitusios, nesvarbu, kiek laiko ji veikia ir kiek pagaminama. Šios išlaidos apima tokius dalykus kaip nuomos ar hipotekos mokėjimai, draudimas, mokesčiai už advokato pagalbą ir kt. Tai reguliarios, pasikartojančios išlaidos, kurios nesikeičia, išskyrus susitarimą. Pavyzdžiui, draudimo bendrovė gali padidinti poliso kainą, kai ji atnaujinama. Tačiau kiekvieną mėnesį įmokos išliks tokios pačios.
Priešingai, kintamos veiklos sąnaudos svyruoja. Komunalinės paslaugos, tokios kaip vanduo ir elektra, yra apskaitomos, kad būtų galima mokėti pagal naudojimą. Kai įmonės naudoja daugiau, jos moka daugiau, kartais gerokai daugiau, jei viršija pradinius naudojimo įvertinimus. Prekės ir darbuotojų darbo užmokestis taip pat gali skirtis. Pavyzdžiui, jei restoranas vakarienės metu dirba septynias naktis per savaitę, jam reikės daugiau maisto nei tuo atveju, jei jis uždarytas tris naktis. Be to, darbo piko laikotarpiais ir ilgesnėmis darbo valandomis reikėtų daugiau darbuotojų, o kitu metu valandų būtų galima sutrumpinti, siekiant sumažinti darbo užmokesčio išlaidas.
Per fiksuotas ir kintamas veiklos sąnaudas įmonės gali turėti galimybę priskirti išlaidas įvairioms mokesčių kategorijoms. Kai kurios išlaidos yra tiesiogiai susijusios su verslo gerinimu, pavyzdžiui, įrangos ir konstrukcijų nuoma, kurios gali būti atskaitomos. Taip pat advokatų ir buhalterių profesiniai mokesčiai atitiktų jų mokesčių kategoriją, kad įmonė galėtų juos atskaityti. Jei išlaidas galima tiesiogiai susieti su verslo išlaidomis, joms gali būti taikomas specialus mokesčių režimas.
Fiksuotos išlaidos apima įmokas, nuomą, nuomą ir mokesčius, o kintamos veiklos sąnaudos gali būti susijusios su tokia veikla kaip kapitalo išlaidos, darbo užmokestis ir tiekimas. Įmonės, kurioms reikia sudaryti biudžetą savo kintamoms išlaidoms, gali naudoti tokias priemones kaip komunalinių paslaugų agentūrų sąmatos ir kasmet sudaryti diagramas. Šios diagramos gali pateikti apytikslę informaciją apie tai, kiek įmonė gali išleisti, atsižvelgiant į ankstesnę patirtį. Pavyzdžiui, darbuotojų darbo užmokestis atostogų sezono metu gali būti nuspėjamas remiantis praėjusio sezono išlaidomis, koreguojant pakėlimus.