Apskaitos sistemos naudoja daugybę knygų ir žurnalų, kad galėtų įrašyti ir klasifikuoti įvairias verslo operacijas. Didžiosios knygos įrašai atspindi šių knygų operacijas, o buhalteriai paprastai pažymi juos kaip žurnalo įrašus. Įvairių tipų žurnalų įrašai apima subkreditus ir žurnalus. Kiekviena iš šių dviejų kategorijų turi skirtingas knygas, kuriose saugomos konkrečios operacijos, kad vėliau būtų lengviau jas peržiūrėti. Dvigubo įrašo apskaita reikalauja ir debeto, ir kredito už kiekvieną įrašą.
Klasikinė apskaita turi du reikalavimus, kurių buhalteriai visada turi laikytis, įtraukdami verslo operacijas į apskaitos knygas. Pirma, kiekviename įraše turi būti debetas ir kreditas, kad būtų subalansuota apskaitos lygtis. Antra, apskaitos įrašai visada turi sudaryti turtą, prilygstantį reikalavimams dėl šio turto, nesvarbu, ar pretenzijas pateikia išorės suinteresuotosios šalys, ar savininkas. Kiekvienas subleidėjas ir žurnalas turi laikytis šių taisyklių; priešingu atveju apskaitos knygos bus išbalansuotos. Be to, knygose gali atsirasti klaidų dėl nesubalansuotų įrašų, įtrauktų į įvairias knygos sąskaitas.
Didžiojoje knygoje dažnai nurodomas pradinio įrašo knygos pavadinimas. Tai reiškia, kad suvestiniai skaičiai iš kitų antraščių ir žurnalų suvedami į didžiąją knygą. Taigi visi didžiosios knygos įrašai, turintys įtakos mažmenims ir žurnalams, taip pat turi įtakos didžiajai knygai. Pvz., Įprasti subkreditai apima mokėtinas sumas, gautinas sumas, darbo užmokestį ir kt. Kiekviena iš šių požeminių knygų turi savo didžiųjų žurnalų įrašų grupę, kurioje yra pavadinimai, atspindintys sublankus, į kuriuos jie įrašyti.
Žurnalai yra chronologinės apskaitos sistemos įrašų knygos. Šie žurnalai yra šiek tiek riboti; jie išsaugo tik operacijas, susijusias su pardavimu, pirkimu ir grynųjų pinigų įplaukomis, kartu su grynųjų pinigų išmokėjimu ir bendraisiais įrašais. Trumpai tariant, visi knygos įrašai patenka į vieną iš šių žurnalų. Pavyzdžiui, perkant atsargas pirkimų žurnale atsiranda debetas, o grynųjų pinigų išmokėjimo žurnale – kreditas. Kiti įrašai į žurnalus patenka panašiai, išlaikant įmonės knygų balansą.
Buhalteriai gali įrašyti žurnalo įrašus visą mėnesį į atitinkamus kiekvienos operacijos žurnalus. Taip užtikrinama, kad knygos visada atnaujintos ir į žurnalus nebūtų įrašomos jokios operacijos. Skirtingi žurnalo įrašų tipai – pardavimai, pirkimai, grynųjų pinigų kvitai ar išmokėjimai – nesvarbu, jei jie yra tikslūs ir galioja apskaitos knygoms.