Dažnai sunku žinoti, kada galite atsikratyti asmeninių įrašų, pvz., mokesčių dokumentų. Be to, gali būti sunku žinoti, kokias mokesčių dokumentų dalis reikia išsaugoti. Pavyzdžiui, ar reikia saugoti detalizuotų atskaitymų kvitus ar pajamų, gautų po mokesčių dokumentų pateikimo, ataskaitas?
Prasminga suprasti, kaip ir kada IRS ar atskiros valstybės gali ištirti savo mokesčių deklaracijas. Taikomi šie standartai. IRS gali ginčyti jūsų mokesčių deklaracijas iki trejų metų nuo jų pateikimo. Jie turi šešerius metus išanalizuoti jūsų mokesčių dokumentus ir patikrinti jus, jei nustato, kad turite nepateiktų pajamų. Todėl tikslinga mokesčių dokumentus saugoti mažiausiai septynerius metus.
Vėliau vis tiek gali norėti išlaikyti faktines grąžas, bet lydinčią medžiagą, pvz., kvitus, W-2, 1099 įvairias formas ir pareiškimus apie palūkanų pajamas, paprastai galima atmesti. Šiuos mokesčių dokumentus reikėtų ne tik išmesti, bet ir susmulkinti, kad būtų išvengta galimos tapatybės vagystės. Daugelyje šių dokumentų pateikiama svarbi informacija, pvz., jūsų socialinio draudimo numeris, todėl vagis gali pavogti jūsų tapatybę.
Yra keletas priežasčių, kodėl gali būti tikslinga laikyti tam tikrus mokesčių dokumentus ilgiau nei dešimt metų. Pavyzdžiui, W-2 nurodo socialinei apsaugai mokamus pinigus. Jei visada mokėjote didžiausią socialinio draudimo įmokų sumą, o vėliau, išėjus į pensiją, vyriausybė jums siūlo mažesnę sumą, nei jūs iš tikrųjų turite teisę, galite naudoti senus W-2, kad įrodytumėte savo teisę gauti daugiau pinigų. Klaidų gali įvykti net ir vyriausybėje, todėl gali būti naudinga turėti galimybę įrodyti savo teisę gauti pensijos pajamas iš valstybės.
Gavus W-2, 1099 įvairias formas arba metų pabaigos ataskaitas, tikrai galite atsikratyti tokių dalykų kaip ketvirčio ataskaitos ir atlyginimų išrašai. Nereikia saugoti šių papildomų mokesčių dokumentų, nes jie dubliuoja informaciją, kurią jau turite. Be to, jei jums reikia peržiūrėti seną mokesčių deklaraciją, o jos neturite, galite ją užsisakyti iš IRS. Nepamirškite saugoti šio dokumento mažiausiai septynerius metus nuo pradinės padavimo datos.