Pajamos ir kapitalo išlaidos yra verslo valdymo aspektai, kurie iš pradžių atrodo labai panašūs. Tiek pajamos, tiek kapitalo išlaidos yra susijusios su pinigų išleidimu, kad padėtų verslui išlikti ir augti. Pagrindinis skirtumas tarp šių dviejų yra išlaidų paskirtis ir pinigų panaudojimas. Pajamos skirtos trumpalaikėms išlaidoms, kurios vėliau nėra naudojamos įmonės augimui, pavyzdžiui, remontui. Kapitalo išlaidos yra skirtos ilgalaikiam turtui, pavyzdžiui, naujoms transporto priemonėms ar programinei įrangai, kuri bus naudojama siekiant sustiprinti įmonę.
Pajamų išlaidos yra pinigai, nedelsiant išleidžiami trumpalaikiams tikslams. Tai išlaidos, susijusios su turtu, pvz., remontu, kurios gali pailginti arba nepailginti nurodyto turto naudojimo laiką. Pajamų išlaidos dažniau siejamos su kasdienėmis išlaidomis, kurias įmonė sukaupia per savo gyvavimo ciklą.
Kapitalo išlaidos – tai pinigai, išleidžiami turtui, kuris padidins įmonės galimybes gauti pelną arba veikti aukštesniu našumo lygiu. Nauja programinė įranga, transporto priemonės, mašinos ir įrankiai, kurie bus naudojami mažiausiai 12 mėnesių, laikomi kapitalo išlaidomis. Kapitalo išlaidos, skirtingai nei pajamos, laikomos labiau investicija, o ne sąnaudomis, nes jos naudojamos įmonei stiprinti, kad ji galėtų geriau vykdyti verslą.
Įsigydamas ilgalaikį turtą, verslas paskirstys išlaidas per visą turto eksploatavimo laiką arba nupirks turtą iš karto. Jei turtas yra toks, kurio vertė nuvertės, pavyzdžiui, transporto priemonė, išlaidos paprastai registruojamos per visą gyvavimo ciklą. Jei turtas išliks tokios pat būklės, pvz., programinė įranga, visos išlaidos registruojamos iš karto.
Nors kapitalo išlaidos turėtų paskatinti augimą ir sustiprinti įmonę, tai ne visada. Kartais kapitalo išlaidos nepadidins pelno. Investuotojai į kapitalo išlaidas dažnai žiūri kaip į gerą ženklą, tačiau investuotojai taip pat turi būti skeptiški, nes verslo pelnas gali nepadidėti.
Tiek pajamų, tiek kapitalo išlaidų sumos registruojamos atskirose sąskaitose. Atskyrus šias dvi išlaidas, investuotojams lengviau žinoti, kur nukeliauja pinigai, ir lengviau atsiskaityti už susijusias abiejų išlaidų išlaidas. Kai kurios įmonės dalyvauja apskaitos sukčiavimuose, kai pajamos ir kapitalo išlaidos sujungiamos, kad atrodytų, jog įmonė visus savo pinigus išleidžia kapitalo išlaidoms. Tai klaidingai verčia investuotojus manyti, kad bendrovė išleidžia didelę pinigų sumą pagrindiniam turtui, nors taip nėra.