Terminas „fondų apskaita“ reiškia finansinės apskaitos sistemą, kurioje pagrindinis dėmesys skiriamas tam, kaip organizacija naudoja savo finansus. Fondo apskaita pabrėžia, iš kur gaunami pinigai ir kaip jie išleidžiami, atkreipiant dėmesį į atskaitomybę, o ne į pelningumą. Ne pelno organizacijos ir vyriausybinės agentūros dažnai naudoja tokio tipo finansinių ataskaitų teikimo sistemą, dar vadinamą ne pelno apskaita arba vyriausybės apskaita.
Daugelis apskaitos sistemų rodo pelningumą arba tai, kiek pinigų įmonė uždirba. Fondo apskaitoje akcentuojamas kaip, o ne kiek. Tokio tipo ataskaitos parodo pinigų gavimą ir išleidimą per tam tikrą laikotarpį. Lėšoms, kurias naudoja ne pelno organizacija arba vyriausybinė agentūra, dažnai taikomi apribojimai ir taisyklės, kaip galima išleisti pinigus. Fondų apskaitos naudojimas suteikia išsamų vaizdą apie organizacijos gaunamus ir išeinančius finansus.
Aiškumas yra vienas iš pagrindinių fondų apskaitos privalumų, nes ši sistema iliustruoja svarbią informaciją apie organizacijos išlaidas. Vyriausybė ir specialiųjų paslaugų agentūros dažnai skiria pinigus ne pelno organizacijoms dotacijų ar kitų aukų forma. Šios lėšos paprastai turi konkretų tikslą ir reglamentus, kaip galima naudoti pinigus. Organizacijai neteisėta naudoti vyriausybės ar paaukotus pinigus, skirtus konkrečiai funkcijai. Ne pelno siekianti apskaita suteikia galimybę nustatyti konkrečias lėšas ir stebėti, kaip jos naudojamos.
Ne pelno siekianti apskaita sukuria skirtingas sąskaitas, kurios apibrėžia tam tikros pinigų sumos paskirtį. Ši sistema atskiria konkrečių lėšų įrašus, kuriuos galima sekti, kad būtų galima pamatyti, kaip ir kur išleidžiami pinigai. Taip pirminiam lėšų šaltiniui lengviau rinkti informaciją. Ataskaitos, kuriose naudojama vyriausybės apskaita, taip pat gali atskleisti bet kokį netinkamą dotacijos pinigų ar kitų paaukotų lėšų naudojimą. Tai ypač svarbu kai kurioms socialinių paslaugų agentūroms.
Kaip ir kitose ataskaitų teikimo sistemose, fondų apskaita gali atskleisti verslo finansinę būklę. Išsami informacija apie gaunamas ir išleidžiamas lėšas suteikia informacijos apie įmonės valdymą ir veiklą. Organizacija gauna prieigą prie fiskalinės informacijos, kai sąskaitos tvarkomos atskirai, per ne pelno apskaitą. Finansinės ataskaitos yra komunikacijos priemonė, nurodanti išoriniam pasauliui, kaip viskas vyksta ir kaip naudojami pinigai.
Fondo apskaita taip pat gali padėti sudarant biudžetą. Šio tipo finansinės ataskaitos atskiria ir apibendrina skirtingas finansines sąskaitas, suteikdamos vertingos informacijos apie tai, kaip organizacija naudoja pinigus. Tai padeda nustatyti būsimus finansinius poreikius ir suteikia informacijos apie tai, kaip šios lėšos turėtų būti išmokamos agentūroje. Ataskaitos, sukurtos naudojant fondų apskaitą, taip pat padeda organizacijai suprasti, kur ji turėtų ieškoti pinigų būsimoms pastangoms.