Kiekvienais metais JAV vyriausybė kartu su privačiais fondais ir viešosiomis korporacijomis skiria milijardus dolerių finansavimo asmenims ir organizacijoms, kurios bus naudojamos konkretiems projektams. Šio finansavimo, kuris vadinamas dotacija, grąžinti nereikia, kol jis naudojamas projektui, kuriam jis buvo skirtas, finansuoti. Dotacijos gali būti skiriamos asmenims, ne pelno ar ne pelno įmonėms, labdaros organizacijoms ar švietimo įstaigoms. Tačiau, norėdamas gauti dotaciją, būsimas gavėjas turi organizacijai pateikti oficialų prašymą. Šis prašymas vadinamas dotacijos pasiūlymu.
Paraiškos gali būti teikiamos įvairiais būdais. Kai kurios organizacijos pateikia paraiškos formą, o kitos reikalauja, kad prašytojas pateiktų rašytinį dokumentą, vadinamą pilnu pasiūlymu. Paraiškos užpildymo reikalavimai paprastai yra išdėstyti prašyme dėl pasiūlymo (RPP).
Sėkmingo dotacijos pasiūlymo rengimas paprastai apima standartinį procesą. Kai suinteresuotosios šalys, dažnai vadinamos suinteresuotosiomis šalimis, nusprendžia, kad dotacija atitiks agentūros ar organizacijos poreikius, dotacijos autorius arba administratorius turėtų peržiūrėti RFP. Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas formatavimui, puslapių skaičiui ir visoms kvalifikacijai būtinoms sudedamosioms dalims. Tada už pasiūlymo rašymą atsakingas asmuo turėtų parengti metmenis arba standartinio formato lapą, kuriuo vadovautųsi visi, dalyvaujantys rašymo procese.
Paprastai dotacijos pasiūlymą sudaro tam tikri komponentai. Motyvacinis laiškas yra beveik visada reikalingas, ir nors jis turi būti glaustas, jame taip pat turėtų būti tinkamai apibendrinamas dokumentas. Motyvaciniame laiške turėtų būti pateikta informacija apie pareiškėją, kaip bus panaudoti pinigai ir svarbi informacija apie tai, kodėl pareiškėjas yra tinkamas finansavimui.
Dotacijos pasiūlymo dalyje pareiškėjas turi pateikti agentūros poreikių įvertinimą, o tada spręsti konkrečius tikslus, kuriuos agentūra tikisi pasiekti su šiuo finansavimu. Taip pat turi būti pateiktas išsamus siūlomos programos aprašymas. Šiame plane bus išsamiai aprašyta, kaip pinigai bus panaudoti, ir nurodytas laiko planas, kaip pasiekti užsibrėžtus tikslus. Dokumente taip pat turi būti aprašytos priemonės, kuriomis bus matuojamas šių tikslų pasiekimas.
Dotacijos pasiūlyme paprastai pateikiama informacija apie prašytojo kvalifikaciją, įskaitant pagrindinių darbuotojų biografiją, ankstesnių veiklos rezultatų santraukas ir agentūros finansinės būklės apžvalgą. Dažnai taip pat reikalingas preliminarus biudžetas. Galiausiai reikėtų pateikti santraukos skyrių, kuriame būtų išdėstyti pagrindiniai dalykai ir pateikiama greita siūlomos programos apžvalga. Jei RFP leidžia, priedas gali būti naudojamas patvirtinamiesiems dokumentams, išsamiai biografijai ar kitai svarbiai informacijai, kuri padės patvirtinti apdovanojimą.
Pastaraisiais metais finansavimo agentūroms tapo įprasta praktika prieš pateikiant visą dotacijos pasiūlymą iš būsimų pareiškėjų prašyti trumpo paklausimo laiško. Tai padeda atsikratyti tų pareiškėjų, kurių tikslai nesutampa su dotacijos davėjo misija. Šis procesas taip pat neleidžia agentūroms išleisti daug laiko ir pinigų rengdamos išsamius pasiūlymus už pinigus, kuriems jos nėra kvalifikuotos arba negali visiškai panaudoti.