Darbo užmokesčio knyga yra kiekvieno darbuotojo ar rangovo, kuris gauna lėšas iš įmonės darbo užmokesčio skyriaus, mokėjimo informacijos įrašymo būdas. Nors darbo užmokesčio apskaitos knygos kažkada buvo paprastos popierinės knygos su skirtingais stulpeliais informacijai įrašyti, dauguma įmonių dabar laiko savo darbo užmokesčio apskaitos knygas kompiuteriuose, jei reikia, naudodamos skaičiuokles arba sudėtingesnes darbo užmokesčio apskaitos programas. Darbo užmokesčio apskaitos žurnalo naudojimo pranašumas yra tas, kad ji leidžia darbdaviui arba darbo užmokesčio darbuotojui iš pirmo žvilgsnio matyti pinigų sumą, kuri buvo išmokėta ir kuriam darbuotojui, ir paprastai ji naudojama kaip atsarginė dokumentacija mokesčių tikslais.
Dauguma didesnių įmonių turės specialų darbo užmokesčio skyrių, kurio užduotis bus tvarkyti darbo užmokesčio apskaitos knygą ir užtikrinti, kad visi mokėjimai būtų tikslūs ir atlikti laiku. Mažesnės įmonės ar asmenys, kuriems reikia mokėti darbuotojams, greičiausiai turės patys tvarkyti darbo užmokesčio apskaitos knygas. Tikrai nėra skirtumo, ar tai daroma kompiuteriu, ar popierinėje knygoje; kai kuriems žmonėms vienas metodas yra patogesnis ir patikimesnis už kitus, arba jie išmoko vieną metodą ir nenori išbandyti kito. Daugeliu atvejų darbo užmokesčio apskaitos knygos itin sudėtinga daryti nereikia.
Tai naudinga tiems, kurie turi naudoti darbo užmokesčio apskaitos knygą, iš anksto nustatyti, kiek stulpelių reikės. Pagrindinėje darbo užmokesčio knygoje dauguma žmonių pradeda vienu stulpeliu darbuotojo vardui; kitas stulpelis, kuriame nurodomas jo pareigų pavadinimas ir statusas, pvz., visą arba ne visą darbo dieną; ir trečias stulpelis, kuriame nurodomas darbo užmokesčio laikotarpis arba valandų skaičius mokėjimo laikotarpiu. Kitame stulpelyje turi būti nurodyta bendra darbo užmokesčio suma, ty suma prieš mokesčius. Kituose dviejuose stulpeliuose paprastai pateikiami atskaitymai, pvz., pajamų mokestis arba kiti atskaitymai, pavyzdžiui, išmokoms gauti. Tada į galutinį stulpelį gali būti įtraukta grynoji galutinio darbo užmokesčio suma – tai, ką darbuotojas iš tikrųjų pasiima namo.
Prireikus galima pridėti kitų stulpelių, tačiau tai yra tipiškiausi darbo užmokesčio apskaitos žurnalo įtraukimai. Tada kiekvieną stulpelį galima subalansuoti sudedant juos skersai ir žemyn, tada įsitikinkite, kad visi skaičiai sutampa. Įmonės paprastai subalansuoja savo apskaitos knygas kas savaitę arba kas mėnesį, priklausomai nuo darbuotojų skaičiaus įmonėje ir darbo užmokesčio apskaitos žurnalų sudėtingumo. Atėjus mokesčių laikui, jie gali būti labai naudingi pateikiant mokesčius arba teikiant informaciją buhalteriui ar mokesčių rengėjui.