Norėdami parašyti sumažinimo laišką, paprastai turėtumėte pradėti turėdami visus būtinus dokumentus, į kuriuos turite nurodyti arba įtraukti, ir pasidaryti tų dokumentų kopijas, kad galėtumėte išsiųsti. Tada turėtumėte pradėti savo laišką įtraukdami adresato kontaktinę informaciją, pvz., Internal Revenue Service (IRS) biurą, su kuriuo susisiekiate, ir savo vardą bei kontaktinę informaciją. Laiške turėtų būti aiškiai ir glaustai nurodyti mokesčiai, kuriuos norite sumažinti, ir priežastis, kodėl manote, kad neturėtumėte mokėti šių mokesčių. Jūsų sumažinimo laiške turėtų būti nurodyta, kad elgėsi ne iš piktos valios ar piktybiškumo, ir parodyti, kad norite išspręsti problemą pagrįstu būdu.
Laiškas dėl sumažinimo yra laiškas, parašytas agentūrai ar įmonei, dažnai IRS, siekiant sumažinti baudos mokesčius ar kitas išlaidas, kurias organizacija jums ima. Prie laiško turėtumėte pridėti keletą dokumentų, todėl įsitikinkite, kad jį rašydami turite visus reikiamus dokumentus, ir pasidarykite tų dokumentų kopijas, kad galėtumėte išsiųsti kartu su laišku. Nesiųskite originalių dokumentų su sumažinimo raštu, nes jie gali būti prarasti paštu. Turėtumėte pridėti gauto laiško kopiją arba nuorodą, kurioje nurodoma, ką esate skolingi, įskaitant bylos numerį, jei taikoma, ir visus dokumentus, kuriuos turite patvirtinti jūsų sumažinimo priežastimi.
Laiškas dėl sumažinimo turėtų prasidėti įmonės ar biuro, su kuriuo kreipiatės, kontaktine informacija, o po to – jūsų kontaktine informacija. Jei žinote asmens, dirbančio įmonėje, vardą, pavardę, pvz., asmens, kuris susisiekė su jumis, arba IRS agento, turėtumėte adresuoti tam asmeniui laišką dėl sumažinimo, kitu atveju galite naudoti „Kam tai gali būti aktualu“. Tada turėtumėte aiškiai nurodyti, kad prašote sumažinti sumą, kuri buvo apmokestinta, ir nurodyti laiško išsiuntimo datą bei savo bylos arba sąskaitos numerį, jei yra. Priežastis, dėl kurios prašote sumažinti sumažinimą, turėtų būti aiškiai nurodyta ir turėtų būti teisėta priežastis, pvz., stichinė nelaimė, sunki liga ar mirtis šeimoje.
Turėtumėte įtraukti dokumentus, patvirtinančius priežastį, kurią nurodėte laiške dėl sumažinimo, pvz., nelaimės padarytos žalos nuotraukas, gydytojo laišką, patvirtinantį jūsų ligą, arba šeimos nario mirties liudijimą. Jei įmanoma, turėtumėte pabandyti įtraukti tam tikros formos dalinį mokėjimą arba reikalavimą dėl įmokų plano, kad būtų grąžinta suma, dėl kurios buvo sumokėtas baudos mokestis, kurį norite sumažinti. Tai sąžiningas gestas, kuris nėra griežtai būtinas, tačiau gali būti, kad jūsų sumažinimas bus priimtas. Turėtumėte nepamiršti, kad sumažinimo raštas gali būti teisinis dokumentas ir kad tokiame laiške esanti tikslinga apgaulė gali būti pagrindas apgaule arba melagingais parodymais.