Paprastai kanban lenta yra fizinė diagrama, esanti centrinėje gamyklos dalyje. Jis sukurtas taip, kad projekto tikslai ir užduotys būtų gerai matomi visiems komandos nariams. Kanban lentos yra išdėstytos eilėmis ir stulpeliais, kiekvienas stulpelis ar eilutė reiškia konkretų tikslą, projektą ar komandos narį. Kortelės arba bilietai įdedami į šią tinklelio sistemą, kad atspindėtų veiksmus arba užduotis, susijusias su kiekvienu iš šių tikslų. Paprastiems projektams gali prireikti tik keliolikos kortelių, o sudėtingiems projektams gali prireikti šimtų kanban kortelių.
Kanban lentos yra įprastas įrankis, naudojamas taupioje gamyboje. Vykdydamos taupią arba tinkamu laiku gamybą, įmonės stengiasi sumažinti medžiagų, įrangos ir laiko švaistymą. Gamintojai, taikantys šią strategiją, siekia užtikrinti, kad kiekvienas gamyboje išleistas doleris ir minutė duotų pelno. „Kanban“ lentos, pavadintos japonišku reklaminio skydo ar ženklo terminu, padeda šioms įmonėms optimizuoti planavimą ir užduočių sąrašus.
„Kanban“ lentose naudojamos kortelės dažnai pažymėtos spalvomis, kad komandos nariai galėtų lengvai rūšiuoti užduotis. Pavyzdžiui, ant raudonų kortelių gali būti užrašyti aukšto prioriteto darbai, o konkretus darbuotojas gali ieškoti žalių kortelių, kad surastų savo pareigas. Kortelės gali būti savaime prilipusios arba tilpti į kiekvienoje lentoje įmontuotus lizdus. Kai užduotys baigiamos arba koreguojamos, kortelė nukeliama nuo lentos arba dedama į atskirą skyrių. Naujų užduočių galima bet kada pridėti tiesiog pridedant naują kortelę.
Kai kurios įmonės bendravimui palengvinti naudoja virtualias „Kanban“ plokštes, o ne fizines. Gamintojai naudoja specialią projektų planavimo programinę įrangą, kad sukurtų šias plokštes, kurios dažnai labai panašios į jų fizines kolegas. Vartotojai gali pridėti arba pašalinti užduotis vienu pelės paspaudimu arba net nuvilkti korteles į skirtingas lentos dalis. Šio tipo programa yra veiksmingas būdas komandos nariams įvairiose vietose dirbti kartu su projektu.
„Kanban“ plokštės yra skirtos pašalinti gamybos kliūtis ir išlaikyti visus komandos narius tame pačiame puslapyje. Jie tarnauja kaip nuolatinis priminimas apie užduotis, kurias reikia atlikti, kad būtų pasiekti įmonės tikslai. Darbuotojai nelieka pasimetę ar neaiškūs, kokia tvarka turi būti atliekamos užduotys, todėl jie yra geriau pasirengę atlikti savo darbą. Kaip ir taupi gamyba, „Kanban“ plokštės yra skirtos pašalinti atliekas ir padidinti produktyvumą bei pelną.