Dokumentų vaizdų gavimo programinė įranga yra dokumentų valdymo programa, skirta popieriniams dokumentams konvertuoti į skaitmeninį formatą. Skaitytuvai naudojami dokumento informacijai įvesti, o tada dokumentų vaizdavimo programinė įranga paprastai pavadina ir išsaugo dokumentus, naudoja optinį simbolių atpažinimą (OCR), kad juos būtų galima ieškoti ir redaguoti, ir juos įkelti. Dokumentų vaizdavimo programinė įranga gali būti integruota su daugiafunkciniais periferiniais įrenginiais (MFP), kad programinė įranga galėtų tvarkyti dokumentus, kai jie yra nuskaitomi.
Dažnai dokumentų vaizdavimo programinėje įrangoje yra integruotų funkcijų, skirtų supaprastinti ir valdyti saugomų dokumentų redagavimą. Kai kuriose programose yra galimybė patikrinti dokumentą, siekiant užtikrinti, kad tik vienas vartotojas galėtų redaguoti dokumentą vienu metu. Programinė įranga taip pat gali palengvinti patvirtinimo procesus, todėl pakeitimai nėra taikomi dokumentams, kol jų nepatvirtina nurodyti administratoriai.
Programinė įranga paprastai pateikiama su savo grafine vartotojo sąsaja, skirta failams saugoti ir rasti. Sąsajos gali apimti vilkimo ir nuleidimo galimybes, o kartais – paieškos variklius, panašius į tas, kurios naudojamos paieškai internete, kad vartotojai galėtų greitai ir lengvai rasti failus. Programinėje įrangoje saugomus dokumentus galima spausdinti, išsiųsti el. paštu ir skaitmeniniu faksu. Kai kuri programinė įranga leidžia vartotojams komentuoti dokumentus naudojant integruotas komentavimo funkcijas.
Dokumentų atvaizdavimo programinė įranga dažnai apima galimybę integruoti dokumentus su kitomis programomis. Dokumentus galima išsaugoti nešiojamų dokumentų formatu (PDF) ir su Microsoft® Office suderinamu formatu, o vaizdus galima eksportuoti tokiais formatais kaip jpeg ir tiff. Duomenis taip pat galima nukopijuoti ir įklijuoti į teksto apdorojimo dokumentus ir skaičiuokles.
Daugelis įmonių naudoja dokumentų vaizdavimo programinę įrangą savo saugos funkcijoms. Vartotojams gali būti leista arba uždrausta prieiga prie tam tikrų failų, atsižvelgiant į vartotojo privilegijų lygį, o failai gali būti užrakinti, kad būtų galima redaguoti, arba norint juos pritaikyti dokumentams, gali reikėti patvirtinimo. Dokumentų vaizdų kūrimo programinė įranga ne tik užtikrina saugumą kontroliuojant prieigą prie dokumentų ir keičiant juos, bet ir užtikrina verslo saugumą, nes skaitmeninių failų, skirtingai nei popierinių dokumentų, atsargines kopijas galima lengvai ir reguliariai kurti. Tai leidžia įmonėms apsaugoti dokumentus katastrofiškų įvykių, pvz., gaisro ar potvynio, atveju.
Skaitmeninio vaizdo gavimo programinė įranga taip pat turi keletą kitų privalumų. Skaitmeniniai failai ne tik užtikrina didesnį saugumą, bet ir taupo vietą saugykloje. Kompiuteriniai failai yra lengviau prieinami ir lengviau bendrinami nei popieriniai dokumentai, ypač didelėms, išsklaidytoms darbo grupėms. Programinė įranga su automatinio padavimo galimybėmis taip pat gali sutaupyti administracinių išlaidų. Kadangi dauguma dokumentų galiausiai naudojami elektroniniu būdu, jų pildymas ir saugojimas elektroniniu formatu užtikrina tęstinumą, konsoliduoja darbo eigą ir taupo laiką.