Saugojimo įrašas yra duomenų rinkinys, kuris yra tarpusavyje susijęs. Kompiuteriai saugo ir susieja informaciją saugyklos įraše, kurį galima atšaukti, kai vartotojas ar programa nori rasti viską, kas susiję su įrašo indeksu arba objektu. Duomenų bazių valdymo sistemos dažnai naudoja saugojimo įrašus, kad klasifikuotų ir tvarkytų informaciją, kuri paprastai įvedama į laukus.
Vartotojai gali apibrėžti saugyklos įrašą duomenų bazėje, susiedami įvestis su bendru indeksu arba objektu. Pavyzdžiui, atskiri laukai, tokie kaip telefono numeris ir adresas, gali būti susieti su individualiu vardu, kuris yra įrašo rodyklė. Daugelis duomenų bazių leidžia sukurti sudėtingesnę klasifikavimo sistemą, kuri gali sugrupuoti daugybę įvesties į vieną objektą. Duomenų bazių valdymo sistemos yra patogus būdas akimirksniu surinkti visą informaciją, susietą su vienu įrašu.
Mobiliosios kompiuterinės technologijos naudoja saugojimo įrašus, kai vartotojai kuria adresų knygas ar interneto nuorodų grupes. Šiuose įrašuose el. pašto adresai, telefonų numeriai ir kita asmeninė informacija yra susieta su vardu. Greitojo rinkimo funkcijos yra dar viena saugojimo įrašo forma, nes vardai arba telefonų numeriai yra susieti su vienu klaviatūros numeriu.
Paieškos taip pat gali būti atliekamos duomenų bazės valdymo sistemoje, kad būtų galima rasti saugyklos įrašą, jei jame yra informacijos, susijusios su vartotojo apibrėžtu raktiniu žodžiu arba ryšiu. Pavyzdžiui, jei vartotojas nori rasti visas pardavimo operacijas per tam tikrą dienų seką, duomenų bazės valdymo sistema ieškos visuose įrašuose, kuriuose yra diapazone nurodytos datos. Kai vartotojai randa naujų asociacijų, jie gali sukurti naują saugyklos įrašą, kad susietų atskirus duomenų laukus.
Programinės įrangos programos ištraukia duomenis, kurie yra saugomi standžiajame diske arba serverio duomenų bazėje, ir rodo informaciją pagal iš anksto nustatytus rinkinius. Pavyzdžiui, įraše, sudarytame naudojant studento vardą, gali būti jo identifikavimo (ID) numeris, įtraukti kursai ir uždirbti pažymiai. Saugojimo įraše esanti informacija faktiškai įvedama į skirtingus duomenų bazės programos laukus. Atskiri laukai rodomi kaip vienas įrašas, kai mokinio vardas naudojamas kaip paieškos raktinis žodis, nes visi laukai yra susieti su jo vardu.
Keletas saugojimo įrašų gali būti saugomi failuose. Pavyzdžiui, faile gali būti visų studentų, įtrauktų į tam tikrą kursą ar mokyklą, įrašai. Kiekvienas mokinio įrašas lieka atskiru saugojimo įrašu faile. Be to, kiekviename įraše yra tie patys laukai ir informacijos tipas. Pavyzdžiui, kurso faile kiekviename studento įraše gali būti nurodytas studento ID, kurso numeris ir gautas pažymys.