Pašto serveris yra kompiuteris, kuris naudojamas kaip elektroninis el. pašto skyrius. Pašto laiškai, kuriais keičiamasi tinkluose, perduodami tarp serverių, kuriuose veikia specialiai sukurta programinė įranga, sukurta pagal sutartus standartizuotus pašto pranešimų, juose galimos grafikos ir priedų failų tvarkymo protokolus. Visi interneto paslaugų teikėjai (IPT) turi pašto serverius, skirtus tvarkyti savo klientų pašto pranešimus, kartais vadinamus privačiais pašto serveriais. Kai kurios svetainės taip pat siūlo viešąsias el. pašto paslaugas, naudodamos savo serverius.
Pašto klientas arba el. pašto programa leidžia vartotojui siųsti ir gauti el. laiškus bendraujant su pašto serveriais. Yra daugybė el. pašto programų tipų, turinčių skirtingas funkcijas, tačiau visos jos apdoroja el. pašto pranešimus ir serverius vienodai.
Kai siunčiamas el. pašto pranešimas, el. pašto programa susisiekia su autoriaus IPT pašto serveriu, kad perduotų jai pranešimą. Serveris paprastai vadinamas mail.[isp].com, nors jis gali būti pavadintas Send Mail Transfer Protocol, smtp.[isp].com. Jis nuskaito pranešimo įterptąsias antraštes, ieškodamas adreso informacijos. Šios antraštės paprastai nematomos el. pašto programoje, nebent vartotojas sukonfigūruoja programą rodyti antraštes, tačiau čia pateikiama svarbi informacija.
El. pašto žinutė siunčiama kartu su šiuo adresu, o tai gali apimti kelis maršrutizatorius. Pranešimas iš tikrųjų yra padalintas į diskretiškus duomenų paketus ir vėl surenkamas gavėjo pusėje. Maršrutizatoriai yra kompiuteriai, kurie gauna tinklo duomenis ir nukreipia juos per trumpiausią įmanomą kelią. Darant prielaidą, kad nieko nenutiks, el. laiškas pasieks paskirties vietą per kelias sekundes ar minutes nuo išsiuntimo.
Kai gaunantis pašto serveris gauna pranešimą, jis išsaugo jį virtualioje pašto dėžutėje. Laiškas čia liks tol, kol adresatas pasinaudos savo el. pašto programa, kad patikrintų, ar nėra naujų laiškų. Tai darydama el. pašto programa susisiekia su gaunančiu serveriu, kartais vadinamu POP3 pašto serveriu (3 pašto biuro protokolui), kaip yra pop3.[isp].com arba tiesiog paštu.[isp].com. Kai el. pašto programa prašo laiškų, ji patikrina, ar nėra tam vartotojui skirtų pranešimų. Jei randama, serveris perduoda pranešimus klientui, kaip to prašoma. Tie, kurie yra viešose svetainėse, veikia taip pat kaip ir IPT pašto serveriai.
Dėl daugybės nepageidaujamų el. laiškų, vadinamų brukalais, kai kurie pašto serveriai sukonfigūruoti blokuoti tam tikrus IP adresų rinkinius, iš kurių buvo gautas el. pašto šiukšlės. IP (interneto protokolo) adresas yra unikalus skaitmeninis adresas, kuris skiriasi nuo „atsakymo adreso“, kuris dažnai padirbamas šlamšto pranešimuose. Šlamšto filtrai, kaip jie vadinami, gali veikti tiek serverio lygiu, tiek el. pašto programoje, kuri siūlo tokią funkciją. El. pašto programos taip pat gali filtruoti laiškus į aplankus, kai jie gaunami, ir paprastai siunčia komandą serveriui ištrinti surinktus pranešimus.
Pašto serveriai paprastai taip pat turi filtrus, kurie neleidžia vartotojams siųsti didelio kiekio pasikartojančių el. laiškų keliais adresais, taip siekiant pažaboti šlamštą. Pašto adresų sąrašai yra išimtis ir veikia su skirtinga programine įranga, kuri identifikuoja srautą kaip teisėtą. Norėdami išvengti nepageidaujamo pašto blokavimo priemonių, kai kurie žmonės bando įdiegti pašto serverius savo kompiuteriuose. Daugelis interneto paslaugų teikėjų mano, kad tai yra sutarties pažeidimas, kaip dažnai nurodoma paslaugų teikimo sutartyje. Komercinio pašto serveriuose taip pat naudojami virusų ir Trojos arklių filtrai.