Pagrindinių duomenų valdymas – tai galimybė naudojant pagrindinį failą sukurti bendrą nuorodą su visais pagrindiniais duomenimis. Pagrindinis failas savo ruožtu veikia kaip vartai į visus duomenis, taip pat kaip bendras atskaitos taškas prižiūrint duomenų naudojimą. Pagrindinių duomenų valdymo naudojimas gali padėti supaprastinti bendrų duomenų dalijimosi tarp kelių skirtingų skyrių ar pagrindinių darbuotojų procesą, todėl nebereikės kelių tų pačių duomenų kopijų keliose skirtingose tinklo vietose.
Pagrindinių duomenų valdymas taip pat gali būti naudingas organizuojant prieigą prie failų sudėtingesnėje aplinkoje. Jei korporacija turi daugybę biurų didelėje geografinėje vietovėje, MDM naudojimas gali padėti greitai ir lengvai gauti duomenis iš bet kurios vietos. Dažnai tai pasiekiama naudojant užšifruotus prisijungimo kredencialus, kurie užtikrina, kad duomenys būtų prieinami tik tiems, kuriems reikalinga prieiga prie pagrindinių susijusių failų. Naudojant šį modelį, padaliniai ar biurai gali sinchronizuoti su pagrindiniu failu, kuris yra tvarkomas įmonės serveryje, ir dirbti su failais, reikalingais jų darbo pareigoms atlikti.
Nors pagrindinių duomenų valdymo naudojimas bus naudingas bet kokio dydžio verslui, tikroji nauda yra didesnėms korporacijoms, turinčioms kelis biurus ar gamybos patalpas. Vietoj to, kad kiekviena svetainė kurtų ir naudotų atskirus pagrindinius duomenis, pagrindinių duomenų valdymo modelis leidžia visiems naudotis tais pačiais failais. Tai padeda sumažinti veiklos išlaidas, susijusias su tinklo priežiūra, pašalina dalį informacijos platinimo darbo ir apskritai sukuria veiksmingesnę darbo aplinką visiems suinteresuotiesiems asmenims.
Pagrindinių duomenų valdymo pranašumas yra tas, kad galima sukurti pagrindinius failus, suteikiančius plačią prieigą prie pagrindinių duomenų, taip pat pagrindinius failus, ribojančius prieigą prie tam tikrų duomenų. Pavyzdžiui, pagrindinių duomenų valdymas gali būti naudojamas kuriant pagrindinį failą, leidžiantį pardavimo personalui pasiekti apskaitos duomenis apie kiekvienam pardavėjui priskirtas klientų paskyras, tuo pačiu neleidžiant pasiekti pardavimo duomenų, susijusių su klientais, kuriuos aptarnauja kiti pardavėjai. Tuo pačiu metu regioninis pardavimų vadybininkas gali turėti prieigą per pagrindinių duomenų valdymą, kad galėtų peržiūrėti visų jo regiono pardavėjų gautas pajamas. Įmonės pardavimų direktorius savo ruožtu turėtų prieigą prie pagrindinių duomenų valdymo, kad galėtų peržiūrėti informaciją apie kiekvieną pardavimo regioną ir jų produktyvumo lygį.