Duomenų gavybos sistema yra sistemingas požiūris į duomenų rinkinių rinkimą, tvarkymą ir analizę. Duomenų gavybos objektas yra surinktų duomenų modelių ir ryšių paieška. Atrasti modeliai ir ryšiai padeda organizacijoms numatyti ateities tendencijas remiantis praeities modeliais. Nors šie modeliai gali būti naudingi numatant, netikslūs modeliai atsiranda, kai analizei naudojami neapdoroti duomenys yra sugadinti, neteisingai klasifikuojami arba juose nėra reikiamų pavyzdžių, kad būtų galima gauti tikslius rezultatus.
Norint taikyti duomenų gavybos sistemą anksčiau surinktiems duomenims, reikia sukurti struktūrinį projektą. Tada duomenys filtruojami per architektūrą. Jei sukurta patikima architektūra, filtruoti duomenys atskleis modelius ir reikšmingus duomenų ryšius. Prieš tobulinant duomenų gavybos sistemas, duomenys buvo renkami ir pateikiami vartotojui tokie, kokie yra; tačiau tinkamai sukurta duomenų gavybos sistema duomenims taiko vartotojų apibrėžtus tikslus arba verslo modelius ir pateikia svarbiausios informacijos analizę. Sistemai toliau distiliavus šią informaciją galima planuoti numatomą veiklą ir įvertinti galimą tos veiklos sėkmę ar nesėkmę.
Sutelkdamos dėmesį į duomenų gavybą, į vartotoją orientuotos įmonės veikia efektyviau. Pavyzdžiui, kadangi duomenų gavybos sistema leidžia analizuoti duomenų tendencijas, bakalėjos pramonėje tai gali būti produktų tipų analizė, atsižvelgiant į konkretų pirkėjo tipą. Pastebėjus šias tendencijas, įmonė gali numatyti pirkimo ciklus pagal santykius toje grupėje. Pavyzdžiui, jei vietinė bakalėjos parduotuvė, naudodama duomenų gavybos sistemą, sužinotų, kad dirbančios mamos dažnai ateina antradieniais pirkti šaldytos picos, jos galėtų nukreipti šią grupę antradieniais perkeldamos šaldytas picas į šaldytų maisto produktų ekrano priekį. Šis nedidelis veiksmas gali padidinti bakalėjos parduotuvės pelną.
Duomenų gavybos sistemų panaudojimas yra įvairus. Nuo teroristų stebėjimo iki vaizdo žaidimų tobulinimo, duomenų gavyba leidžia patobulinti procesus ir strategijas, kurios tiesiogiai veikia vartotojų patirtį naudojant produktą ar paslaugą. Daugelis įmonių naudoja duomenų gavybą, kad padidintų pelną, nukreipdamos į konkrečius klientus, kurie greičiausiai įsigys konkrečias prekes, ir tada šios įmonės sutelkia dėmesį į tai, kad tie klientai į parduotuvę apsipirktų. Žinoma, tai leidžia verslui surinkti dar daugiau duomenų iš šių klientų ir jie gali toliau tobulinti duomenų rinkimo metodus.