Elektroninis keitimasis duomenimis yra įrankis, naudojamas palengvinti duomenų perdavimą tarp dviejų atskirų sistemų. Yra keletas taisyklių ir protokolų, susijusių su tokio tipo duomenų mainais, kurie turi būti derinami iš anksto. Dažniausia elektroninių duomenų mainų sukūrimo priežastis yra saugus ir nebrangus būdas klientui arba verslo partneriui pateikti neskelbtiną informaciją. Šis duomenų perdavimo tipas dažnai naudojamas bankininkystės, vyriausybės ar kitose pramonės šakose, kur reikia daug detalių.
Norint sukurti elektroninį apsikeitimą duomenimis, tiekėjas ir gavėjas turi dažnai bendrauti. Šio tipo projektui įgyvendinti paprastai prireikia keturių–šešių savaičių abiejų pusių pastangų. Kiekviena pusė turėtų sudaryti projekto komandą, kurią sudarytų kūrėjas arba programuotojas, turintis patirties dirbant su programine įranga, kuri priims arba perduos duomenų failą. Be to, apsaugos ar infrastruktūros darbuotojai dažnai turi nustatyti, kaip bus keičiamasi informacija ir kokie saugumo protokolai turi būti iš abiejų pusių.
Pirmasis žingsnis kuriant elektroninį keitimąsi duomenimis yra perduodamo failo formato ir išdėstymo nustatymas. Tai apima tikslius duomenis, kurie bus pateikti faile, įsigaliojimo datą ir failo siuntimo dažnumą. Pavyzdžiui, knygų, kurias biblioteka įsigijo iš leidėjo, duomenų faile turi būti nurodytas identifikavimo numeris, kiekis, suma, valiuta, pirkimo data, kliento sąskaitos numeris ir unikalus failo identifikatorius. Formatas gali skirtis, bet dažnai yra kableliais atskirtos reikšmės (CSV) arba tekstas (TXT).
Patvirtinus formatą, reikia peržiūrėti duomenų išdėstymą. Keičiant duomenis elektroniniu būdu, failas paprastai įkeliamas tiesiai į kompiuterinę sistemą. Norint išversti kiekvieną failo duomenų stulpelį į teisingą lauką, reikalinga programa. Šis vertimas dažnai užima daug laiko, ypač pirmojo failo atveju. Sukūrus šabloną, procesas vyksta daug greičiau.
Failo saugumas ir prieiga prie skirtingų sistemų yra kita problema, kurią reikia išspręsti. Tai dažniausiai pasiekiama sukuriant failų perdavimo svetainę arba FTP. Ši svetainė iš tikrųjų yra tik tinklo diskas, pasiekiamas internetu. Vartotojo vardas ir slaptažodis suteikiami siuntėjui, kuris tada gali įkelti failą pagal poreikį. Imtuvui pranešama, kad failas yra, ir tada jis gali atsisiųsti failą iš svetainės ir įkelti į pagrindinę sistemą.