Renginių planavimo programinė įranga yra programinės įrangos produktas, skirtas padėti žmonėms planuoti renginius. Ją gali naudoti profesionalūs renginių planuotojai, taip pat yra asmeninio naudojimo versijų žmonėms, norintiems naudoti programinę įrangą savo asmeniniam renginių planavimui. Šis specialus programinės įrangos produktas gali būti brangus, ypač jei jame yra daug specializuotų funkcijų, o pirkdami žmonės turėtų pasiteirauti, ką apima licencija. Pavyzdžiui, kai kurios programos gali būti įdiegtos keliuose kompiuteriuose, kurie sinchronizuojasi tarpusavyje, o kitais atvejais licencija galioja tik vienam kompiuteriui.
Renginio planavimas reikalauja daug organizavimo. Renginių planavimo programinė įranga naudojama renginio detalėms valdyti. Ši informacija apima viską nuo visų susijusių žmonių kontaktinės informacijos iki priminimų, kurie siunčia įspėjimus, kai reikia atlikti konkretų veiksmą, pvz., pervesti įnašą. Renginių planuotojui tokią programinę įrangą naudoti gali patogiau, nei bandyti pritaikyti pagrindines programinės įrangos programas renginių planavimo reikmėms.
Paprastai programinė įranga leidžia planuoti kelis renginius vienu metu. Naudodami renginių planavimo programinę įrangą žmonės gali sudaryti užduočių kalendorių, užsirašyti visus susijusius pardavėjus, išsaugoti sutarčių kopijas, registruoti susitikimus ir telefono skambučius bei daryti kitus su renginio planavimu susijusius užrašus. Galimybė sinchronizuoti taip pat gali būti labai svarbi. Naudodamas sinchronizavimo programinę įrangą, įvykių planuotojas gali pasiimti nešiojamąjį kompiuterį į susitikimą, kad galėtų užsirašyti, ir sinchronizuoti nešiojamąjį kompiuterį su staliniu kompiuteriu biure.
Ši programinė įranga sukurta siekiant supaprastinti renginių planavimo organizavimo aspektą, kad renginių planuotojas galėtų sutelkti dėmesį į didesnį vaizdą. Renginių planavimo programinė įranga taip pat naudinga norint išvengti paslydimų ir nelaimingų atsitikimų, kurie gali sugadinti didelę dieną. Pavyzdžiui, programinė įranga gali automatiškai sugeneruoti įvairių tipų renginių kontrolinius sąrašus, kurie naudojami siekiant užtikrinti, kad pagrindiniai dalykai, tokie kaip vieta, maitinimas, įranga ir kt., būtų įtraukti, o renginių planuotojas nepamirštų užsisakyti vestuvinio torto. .
Renginių planavimo programinė įranga gali turėti daugybę funkcijų. Perkant specialius programinės įrangos produktus, padeda atsisėsti ir apgalvoti pageidaujamų programinės įrangos funkcijų sąrašą. Pavyzdžiui, renginių planuotojas gali reikalauti programinės įrangos, kuri gali generuoti kvietimus, spausdinti pagrindines sutartis ir generuoti kitus dokumentus. Taip pat renginių planuotojams gali patikti tokios funkcijos kaip automatiniai priminimai el. paštu, siunčiami pardavėjams ir dalyviams, vieta renginių vietų nuotraukoms saugoti ir pan. Renginių planuotojai turėtų pagalvoti apie tai, kaip jie šiuo metu organizuoja organizavimą, kad įsitikintų, jog bus suteiktos paslaugos, kurių jiems reikia.