Fakso serveris yra programinė ir techninė įranga, leidžianti daugeliui vartotojų siųsti ir gauti dokumentus per vieną centrinę fakso sistemą. Fakso programinė įranga veikia kompiuteryje, dažnai skirtame faksogramų siuntimo užduočiai. Jo aparatinė įranga apima vieną ar daugiau fakso modemų, prijungtų prie telefono linijų arba interneto protokolo (IP) tinklo. Fakso serveriai yra naudojami siekiant sumažinti išlaidas ir pagerinti visų tipų organizacijų efektyvumą. Kai kurie žmonės sukūrė ištisas įmones, apmokestindami kitus už faksogramų siuntimą, priėmimą ir saugojimą naudodami savo serverius.
Fakso serverio programinė įranga renka dokumentus, kurie turi būti išsiųsti faksu iš kelių vartotojų. Jie dažnai siunčiami el. paštu arba įkeliami per žiniatinklio sąsają, gali būti vieno iš kelių populiarių formatų. Paprastai priimtini yra paprasto teksto, nešiojamojo dokumento formato (PDF) ir įprastos teksto apdorojimo programinės įrangos dokumentai. Kai kurie fakso serveriai taip pat leidžia vartotojams išvesti dokumentus tiesiai į virtualų spausdinimo įrenginį. Tada šis įrenginys perkelia dokumentus į serverį jų nespausdindamas.
Fakso serveris gavęs kiekvieną dokumentą konvertuojamas į fakso formatą ir įtraukiamas į perdavimo eilę. Vienas iš kelių atskirų arba kortele veikiančių fakso modemų serverio kompiuteryje perduoda dokumentą. Kai jis bus baigtas, sėkmės arba nesėkmės pranešimas gali būti išsiųstas el. paštu, tekstiniu pranešimu ar kitomis priemonėmis pirminiam vartotojui.
Fakso serveris taip pat atsako į gaunamus fakso skambučius ir gali juos patikrinti pagal žinomų „šiukšlių“ fakso siuntėjų sąrašą. Serverio gauti dokumentai gali būti saugomi PDF arba kitais įprastais formatais. Serveris gali siųsti dokumentą tiesiogiai el. paštu arba tiesiog pranešti vartotojui, kad laukia faksas.
Palyginti su tradiciniu faksogramų siuntimu, fakso serveris turi daug privalumų. Nereikia spausdinti dokumentų, taupomas popierius ir dažai. Dokumentai perduodami, kai tik atsilaisvina fakso modemas, o ne tada, kai kas nors turi laiko išsiųsti juos faksu ranka. Gauti dokumentai pasiekiami akimirksniu ir tik to gavėjo, kuriam jis skirtas. Didelei organizacijai paprastai reikia tik vieno fakso serverio, o ne daugelio atskirų fakso aparatų.
Popieriaus strigtys ir praleisti puslapiai nebėra fakso serverio problemų. Jei reikia, faksogramas galima lengviau sekti ir įrašyti. Už techninę priežiūrą informacinių technologijų (IT) skyrius gali prisiimti atsakomybę už centralizuotai esantį serverį. Kitų tipų programinėje įrangoje gali būti pridėta arba įjungta automatinio fakso funkcija. Serveris taip pat gali pristatyti faksogramą į Unified Messaging System pašto dėžutę, o ne siųsti ją el. paštu.
Kai kurie fakso serveriai yra skirti siųsti ir priimti faksogramas tiesiogiai įmonės intranetu. Jie naudoja Tarptautinės telekomunikacijų sąjungos (ITU) T.38 „fakso per IP“ technologiją, o ne telefono liniją. Interneto fakso paslaugos dažnai suteikia patogų faksogramų siuntimą ir dokumentų saugojimą individualiems verslo savininkams. Už mėnesinį mokestį vartotojas gali turėti vieną ar kelis fakso numerius skirtingais vietovės kodais, nereikalaujant telefono linijų. Faksogramos saugomos serveryje ir įkeliamos arba atsisiunčiamos kaip dokumentai internetu.
Fakso serverio programinė įranga yra prieinama daugeliui įprastų operacinių sistemų. Pagrindinė programinė įranga dažnai pridedama prie operacinės sistemos. Pažangesnę programinę įrangą paprastai galima įsigyti iš trečiųjų šalių. Kai kurias programas taip pat teikia atvirojo kodo pardavėjai.