Kiekviename versle yra viena nuolat kasdien naudojama įranga: kopijavimo aparatas. Kopijavimo aparatas yra vienas geriausiai parduodamų biuro paslaugų, ir iki tos dienos, kai turėsime biurą be popieriaus, jis taip ir bus. Geras kopijavimo aparatas gali padėti jūsų verslui įvairiais būdais. Svarstant, kuris kopijavimo aparatas geriausiai atitiks jūsų reikalavimus, reikia atkreipti dėmesį į keletą kontrolinių punktų.
Kopijuoklio tipas, kurio jums reikės, priklauso nuo kasdien atliekamo kopijavimo apimties ir tipo. Gali reikėti nukopijuoti tik nedidelį dokumentų skaičių, pvz., sąskaitas ar sąskaitas, arba gali tekti nukopijuoti didesnį spaudinių kiekį, pvz., pašto nuotraukas. Kopijuokliai yra įvairių dydžių, o kopijavimo greitis skiriasi, tačiau dauguma kopijavimo aparatų turi keletą pagrindinių funkcijų, kurios yra universalios.
Kopijuokliai naudoja šviesų objektyvą dokumentams kopijuoti; originali technologija yra analoginė, nors populiarėja skaitmeniniai kopijuokliai. Skaitmeniniai kopijavimo aparatai leidžia vartotojui spausdinti spalvotas kopijas konvertuojant originalaus dokumento vaizdinius duomenis į kompiuterio kodą. Tada kompiuterio kodas užprogramuoja lazerinį spausdintuvą, kuris sukuria galutinę kopiją.
Kopijos aiškumas priklauso nuo kopijavimo aparato raiškos. Nuo kopijavimo aparato skiriamosios gebos priklauso vaizdo kokybė ir ryškumas. Tai matuojama taškais colyje (DPI). Kopijuokliai su 500 DPI turi 500 x 500 taškų kvadratiniame colyje. Daugelis kopijavimo aparatų gali pasiūlyti itin didelę raišką, tačiau tai praverčia tik tokiems žmonėms kaip dizaineriai, kuriems reikia labai detalių spaudinių.
Kiekvieną dieną daromų kopijų skaičius turėtų lemti jūsų svarstomo kopijavimo aparato dydį. Jei jūsų kopijavimo aparatas yra nuolat naudojamas kiekvieną dieną, turėtumėte apsvarstyti kopijuoklį su didelės talpos dėklu. Šiuose didesniuose dėkluose telpa daugiau nei 1,000 lapų ir jie yra naudingi norint išvengti nuolatinio kopijavimo aparato papildymo. Daugumoje kopijavimo aparatų telpa iki 1,000 lapų, to pakanka vidutinio sunkumo vartotojui.
Jei jūsų įmonė kuria dokumentus, kuriuos reikia surišti, turėtumėte atkreipti dėmesį į vaizdo poslinkio funkciją. Tai leidžia vartotojui koreguoti vaizdą įrišimui. Taip pat turėtumėte žinoti, kad kai kurios mašinos turi susegimo ir rūšiavimo galimybes, kurias galite pritaikyti veikti automatiškai.
Kitas dalykas, į kurį reikia atkreipti dėmesį, yra puslapių per minutę funkcija. Tai nustato, kiek puslapių jūsų kopijuoklis išspausdina per minutę. Kuo didesnis puslapių skaičius, tuo greitesnis bus jūsų kopijavimo greitis. Jei dokumentus reikia padidinti arba sumažinti, atkreipkite dėmesį į padidinimo/mažinimo ir mastelio keitimo funkcijas.
Kopijuoklio funkcijų kiekis labai skiriasi. Šiuolaikiniai daugiafunkciai kopijavimo aparatai taip pat gali veikti kaip fakso aparatai, skaitmeniniai saugojimo įrenginiai ir kompiuterių skaitytuvai, o informacija saugoma standžiajame diske. Kopijuoklis gali būti prijungtas prie jūsų biuro kompiuterių tinklo, kad galėtumėte spausdinti tiesiai iš kompiuterio, nepalikdami savo vietos. Svarbiausia atsiminti dydį. Jei turite nedidelį biurą, nesirinkite pramoninio dydžio kopijavimo aparato, nebent norite, kad jis veiktų ir kaip jūsų biuro stalas.