Išmokų darbuotojams vadovas yra atsakingas už viso organizacijos išmokų darbuotojams plano administravimą. Išmokų darbuotojams vadybininkai gauna geriausius draudimo paslaugų teikėjų planus konkurencingiausiomis kainomis, praneša apie išmokas ir atitinkamas išlaidas darbuotojams ir prižiūri, kaip draudimo teikėjui pateikiamos darbuotojų pretenzijos formos. Organizacijose, kuriose nėra išmokų darbuotojams vadovo, šias pareigas paprastai atlieka žmogiškieji ištekliai arba biuro administracija.
Pirmas žingsnis, kurio imasi išmokų darbuotojams vadovai, sudarydami įmonės sveikatos planą, yra plano, kuris tinka daugumai darbuotojų, įsigijimas geriausiomis kainomis. Tai reiškia, kad reikia susisiekti su įvairiomis draudimo bendrovėmis ir išsiaiškinti, kokius paketus jos siūlo ir kokiais tarifais. Daugumai organizacijų idealus draudikas siūlo lanksčius paketus, kad tiktų kuo įvairesniam darbuotojų ratui ir už mažiausią kainą. Pasirinkus draudimo teikėją, išmokų darbuotojams vadovas užmegs ryšius su draudiko įdarbintu kontaktiniu asmeniu, pvz., plano atstovu arba įmonės pardavėju.
Išmokų darbuotojams vadovas yra atsakingas už tai, kad visiems tinkamiems darbuotojams būtų aiškiai pranešta apie išmokų darbuotojams planą. Ši informacija apima: ką apima planas, išlaidas ir mokėjimo galimybes. Daugelyje išmokų darbuotojams planų draudimo išlaidos išskaičiuojamos tiesiogiai iš darbuotojų darbo užmokesčio čekių. Išmokų darbuotojams vadovas taip pat palaiko ryšius tarp darbuotojų ir draudiko, kad atsakytų į visus darbuotojų klausimus, pavyzdžiui, ar jie gali atsisakyti plano, jei jiems jau taikomas sutuoktinio planas.
Išmokų darbuotojams vadovas pateikia darbuotojams tokią medžiagą, kaip išmokų vadovą, kuriame nurodomos išmokos, taip pat išmokų kortelę, kurią jie gali pateikti sveikatos priežiūros specialistams pirkdami, jei jų planas vykdomas pagal bendrą mokėjimą, o ne kompensavimą. Išmokų darbuotojams planai, kurie veikia pagal kompensavimą, paprastai reiškia, kad išmokų darbuotojams vadovas turi prižiūrėti daugybę dokumentų pirmyn ir atgal nuo darbuotojo iki draudiko. Išmokų darbuotojams vadovas paprastai peržiūri pretenzijas prieš jas pateikdamas, kad įsitikintų, jog pridedami originalūs kvitai, o formose pateikiama visa reikalinga informacija, įskaitant darbuotojo sveikatos plano ID numerį, socialinio draudimo numerį ir parašą.