Kadangi dabar tiek daug verslo vykdoma el. paštu, verslo el. pašto etiketo supratimas yra labai vertingas. Reikėtų nepamiršti kelių gairių: pažinti savo auditoriją, bendrauti trumpai ir tiksliai, o verslo el. paštas turi būti panašus į įprastą verslo paštą. Šiose verslo el. pašto etiketo gairėse yra keletas išimčių.
Jei kas nors atsako į darbo užklausą arba verslo pranešimą, kai įmanoma, įsitikinkite, ar galite siųsti priedus. Verslo el. laiškas atsakant į darbo skelbimą iš esmės turėtų būti motyvacinis laiškas. Daugumoje skelbimų bus nurodyta, ar pridėti gyvenimo aprašymą, ar jį iškirpti ir įklijuoti. Kai kurios įmonės neatidaro priedų ir ištrins el. laiškus su priedais.
Be to, kai priedas yra priimtinas, įsitikinkite, kad jis nėra labai ilgas. Daugiau nei 150 XNUMX siuntimas daugeliu atvejų laikomas dideliu verslo el. pašto etiketo pažeidimu. Tačiau projektui, prie kurio dirba du žmonės, kartais gali prireikti grafikos ar projekto failų, kurie užima daugiau vietos. Tiesiog išsiaiškinkite, ar verslo partneris nori, kad jie būtų siunčiami el. paštu. Jis ar ji gali teikti pirmenybę sraigių pašto disko kopijai, kad sutrumpėtų el. laiškų įkėlimas.
Verslo el. pašto etiketas siūlo naudoti formalumą kreipiantis į žmones. Apskritai kreipkitės į žmones taip, kaip elgtumėtės kalbėdami su tuo asmeniu. Jei į ką nors paprastai kreipiamasi ponu Braunu, nepradėkite laiško naudodami pono Browno vardą. Jei paprastai ponas Brownas vadinamas vardu, verslo el. pašto etiketas leidžia nurodyti ne tokį oficialų adresą.
Jei moteris nesusituokusi, verslo el. pašto etiketas siūlo terminą ponia. Išimtis yra el. laiškai gydytojams. Šiuo atveju naudokite oficialų Dr.
Būtinai įtraukite konkrečią temos eilutę apie savo el. laiško turinį. Tai gali būti „Atsakyti į darbo skelbimą Nr. 1351 Craigo sąraše“ arba „Susitikime šią savaitę ir aptarsime savo galimybes“. Įsitikinkite, kad tema atspindi medžiagą, kurią ketinate pateikti.
Verslo el. paštui nereikia kūrybiškų skyrybos ženklų, besišypsančių veidų ar kitų dalykų, kurie gali atsirasti atsitiktiniuose el. laiškuose tarp draugų. Jame taip pat neturėtų būti pokalbių santrumpų. Du artimi verslo partneriai gali įtraukti juos į savo el. laiškus, tačiau paprastai formalus yra geriau.
Norėdami sutaupyti vietos, necituokite visos kažkieno atsiųstos medžiagos. Jei reikia, iškirpkite, įklijuokite ir cituokite tik trumpas medžiagos dalis. Jei medžiaga nėra aktuali, prieš atsakydami į pranešimą ištrinkite cituotą medžiagą. Taip pat savo medžiagą rašykite trumpai ir tiksliai.
Be to, pagal verslo el. pašto etiketą reikia bendrauti naudojant gerą gramatiką, gerai sukonstruotus sakinius ir tinkamai parašytus žodžius. Jei žmogus nėra stiprus šiose srityse, bendravimas gali atrodyti gana kvailas ir padaryti jį mažiau protingą. Būtinai patikrinkite rašybą ir gramatiką, tada dar kartą perskaitykite ją garsiai, kad patikrintumėte, ar ji prasminga. Jei gramatika vis dar išlieka problema, apsvarstykite verslo rašymo kursą, kuris padės pagerinti bendravimą raštu.
Galiausiai neįtraukite verslo partnerių į savo pokštų sąrašą. Tai akivaizdus verslo el. pašto etiketo pažeidimas. Jei dirbate su žmogumi, kuriam patinka juokauti, paprašykite jo asmeninio el. pašto, kad galėtumėte įtraukti į sąrašą. Taip pat niekada nepersiųskite grandininio pašto verslo partneriui. Jei gaunate įspėjimą apie virusą, prieš siųsdami jį verslo partneriams patikrinkite interneto apgaulės svetaines. Dauguma el. paštu siunčiamų įspėjimų apie virusus yra apgaulė ir sukelia nereikalingą pavojaus signalą arba užima vietą į verslą orientuotoje pašto dėžutėje.