Pagrindinis bet kurio administracinio pareigūno darbas yra tvarkyti dokumentus ir su personalu susijusias užduotis, kurių reikia norint užtikrinti, kad kasdienė veikla vyktų sklandžiai. Tokie specialistai paprastai yra šiek tiek aukšto rango ir paprastai turi ne tik darbo prie stalo, bet ir vadovavimo pareigas. Dauguma korporacijų ir vyriausybinių subjektų įdarbina tokius žmones, kad padėtų užtikrinti, kad vidaus operacijos ir verslo funkcijos vyktų taip, kaip turėtų. Beveik kiekviename kontekste darbas apima keturias pagrindines funkcijas: bendravimą, koordinavimą, kasdienes administracines užduotis ir ilgalaikį planavimą.
Vaidmuo korporacijose
Daugelis žinomiausių administracijos pareigūnų dirba įmonėse. Didelėse įmonėse dažnai yra visas skyrius, skirtas administraciniams reikalams, o pareigūnas yra jo vadovas. Mažesnės organizacijos paprastai samdo tokio tipo specialistus, kad jie dirbtų kartu su kitais lyderiais daug praktiškiau. Bet kuriuo atveju darbo centre yra valdymas. Administracijos pareigūnas yra atsakingas už procesų ir personalo priežiūrą, kad įsitikintų, jog įmonė gali pasiekti tam tikrus nustatytus tikslus. Tai gali apimti viską nuo projektų priskyrimo iki ataskaitų rašymo ir išvesties skaičių analizavimo. Daug darbo yra „vidinis“, o tai reiškia, kad jis pagrįstas popierine ataskaita ir padavimu.
Vyriausybės pareigos
Daugumai vyriausybių taip pat reikia administracijos pareigūnų, nors šių specialistų pasaulis yra šiek tiek kitoks. Užuot padėjęs įmonei siekti savo tikslų, šio asmens darbas yra padėti perteikti visuomenei, kaip sekasi išrinktiems ar paskirtiems lyderiams. Jis arba ji taip pat gali dirbti tiesiogiai su tais lyderiais, kad įsitikintų, jog jie laikosi kelyje. Darbas vis dar yra labai orientuotas į popierių ir apima daug ataskaitų rašymo ir skaičių gniuždymo. Pagrindinis skirtumas yra numatoma auditorija ir pagrindinis tikslas.
Bendravimas
Tiek įmonių, tiek vyriausybinių įstaigų administracijos pareigūnai dažniausiai daug dėmesio turi skirti bendravimui. Šie specialistai paprastai yra susiję tiek su vyresniąja vadovybe, tiek su pagrindiniais darbuotojais ir tam tikru mastu yra atsakingi už pranešimų siuntimą tarp šių dviejų grupių. Visas bendravimas paprastai turi būti aiškus, glaustas ir profesionalaus tono. Gebėjimas nuspręsti, kokia informacija dalytis ir koks geriausias būdas bendrauti, paprastai yra labai svarbus.
Komandos veiklos koordinavimas
Dauguma administracijos pareigūnų taip pat daug dėmesio skirs tam, kad suburtų skirtingas žmonių grupes, kad galėtų parengti konkrečias ataskaitas arba gauti tam tikros informacijos apie tai, kaip viskas vyksta. Veiklos rūšys ir komandos, kurias reikia koordinuoti, priklauso nuo pramonės, verslo funkcijos ir bendros verslo praktikos. Pavyzdžiui, paslaugų įmonėje pareigūnams gali tekti koordinuoti technikų vietas, darbo vietas ir produktų pristatymą. Medicinos praktikoje darbas gali būti susijęs su informacijos srauto tarp pacientų, pardavimų atstovų, konsultantų ir medicinos specialistų, kurie sudaro praktikos pagrindą, supaprastinimą.
Kasdienės administracinės užduotys
Beveik kiekviena organizacija taip pat turi daug mažesnių užduočių, kurios gali atrodyti kasdieniškos, tačiau jas reikia atlikti, kad verslas vyktų kaip įprasta. Daugelis jų yra susiję su dokumentų tvarkymu, o dauguma jų patenka į pagrindinį administracijos pareigūno pareigybės aprašymą. Tai apima sąskaitų apmokėjimą, sąskaitų faktūrų išrašymą klientams, gautų mokėjimų apdorojimą ir darbuotojų darbo užmokesčio sukūrimą. Perlaidos vyriausybei ir kitoms agentūroms taip pat turi būti išsiųstos kartu su tinkamais patvirtinamaisiais dokumentais.
Mažose įmonėse ar agentūrose administracijos pareigūnas dažnai yra atsakingas už šias užduotis. Didesnės galios vadovai dažnai neatlieka tokių užduočių asmeniškai, o mieliau deleguoja jas jaunesniems darbuotojams, tačiau dažniausiai jie lieka atsakingi už tai, kad jos būtų atliekamos tinkamai ir laiku. Kai įmonė susiduria su atsiskaitymo problemomis arba atsilieka nuo didelių mokėjimų, administracijos pareigūnas dažnai yra vienas iš pirmųjų kaltinamųjų.
Planavimo vaidmuo
Administracijos pareigūno darbe jis dažniausiai yra visų verslo veiklų centre, o tai suteikia įdomios perspektyvos, kaip vyksta ir veikia daugybė skirtingų dalykų. Įmonės ir vyriausybės gali ieškoti būdų, kaip panaudoti tokį „matyti viską“ metodą, kai kalbama apie visos organizacijos planavimą. Tai gali būti taip paprasta, kaip pagrįstų ateinančio ketvirčio tikslų nustatymas arba padėti strateguoti kampanijos metodą. Administracijos pareigūnas gali būti įpareigotas surasti organizacijai didesnę erdvę, suplanuoti persikėlimą ir, pavyzdžiui, suprojektuoti darbo vietą, arba jam gali būti pavesta išsiaiškinti, ko piliečiams reikia, kai kalbama apie kažką konkretaus, pavyzdžiui, mokesčių lengvatos, ir tada ieškoti įvairūs sprendimai ir galimi pataisymai.
Darbo gavimas
Nėra vieno sąrašo, ko reikia norint tapti administracijos pareigūnu, iš dalies dėl to, kiek yra įvairių galimybių. Reikalavimai vadovybei didelėje korporacijoje tikrai skiriasi nuo tų, kurių reikalaujama nedidelėje ne pelno ar vietos valdžios įstaigoje. Dauguma kandidatų yra baigę verslo administravimo ar vadybos mokymo programą, kuri įrodo jų išprusimą vidaus operacijų ir personalo koordinavimo srityje. Tačiau, be pagrindinio išsilavinimo, daug kas paliekama individualiai įmonei.
Daugelį darbdavių labiau domina susijusi darbo patirtis, o ne akademiniai pažymėjimai. Labai svarbi problemų sprendimo, konfliktų valdymo, naudojimosi kompiuterinėmis sistemomis patirtis. Gebėjimas atlaikyti spaudimą, dirbti esant laiko apribojimams ir susidoroti su prieštaringais prioritetais taip pat gali būti labai naudingas. Daugeliu atvejų kruopšti konkretaus darbo aprašymo peržiūra yra geriausias būdas kandidatams išsiaiškinti, kokios konkrečios galimybės iš tikrųjų reikės.
Venkite painiavos su biuro administratoriais
„Administracijos pareigūno“ pareigų pavadinimą kartais gali būti lengva supainioti su panašiai skambančiais „biuro administratoriaus“ ir „administravimo biuro padėjėjo“ darbais, nors šie du paprastai yra gana skirtingi. Biuro administratorius arba biuro padėjėjas iš esmės yra sekretorius arba pagalbinio personalo asmuo, kuris atlieka labai žemesnį vaidmenį pildant dokumentus, atsiliepiant į telefonus ir atliekant kitą žemo lygio administracinį darbą. Pareigūnai dažniau yra vadovai, turintys daug išsilavinimo ir patirties bei veikiantys kaip lyderiai nei rėmėjai. Abiejų tipų darbai apima skirtingų popierinių užduočių valdymą, tik labai skirtingais lygiais.