Archyvas yra informacijos specialistas, panašus į kuratorius ir bibliotekininkus. Archyvai identifikuoja, renka, tvarko, registruoja, aprašo, saugo ir demonstruoja istorinę vertę turinčią medžiagą. Iš esmės pagrindinė archyvaro pareiga – rišliai pateikti autentiškus ir aktualius istorijos pjūvius.
Archyvai išmano archyvuojamą laikotarpį ir (arba) kolekcijos temą. Jie tyrinėja ir pateikia elementus, kad įsitikintų, jog visos archyvinės medžiagos identifikavimas yra aiškus. Archyvaras atrenka elementus, kurie tinka organizacijos kolekcijai. Archyvai privalo išsamiai registruoti asmenis, vietas ir datas, susijusius su pasirinktais archyvuotinais objektais. Tai gali būti ranka rašyti užrašai, nuotraukos, filmai ar daugelis kitų galimų medžiagų.
Jų renkamų daiktų aprašymai gali būti patalpinti įmonių interneto svetainėse ar kitose viešose vietose arba gali būti naudojami muziejuose. Dažniausiai daugumą šių aprašymų parašo archyvaras. Jis turi atidžiai įrašyti ir dokumentuoti visą informaciją apie kiekvieną archyve esantį kolekcijos elementą. Išsaugojimas – kita archyvarų pareiga. Jie išmano plokščio popieriaus ir trimačių medžiagų laikymo būdus.
Archyvas surinktus daiktus turi eksponuoti logiškai, informatyviai. Kai kurie archyvarai tvirtina, kad archyvinių daiktų kolekcija visada turi nuosekliai papasakoti apie temą ir konkretų laikotarpį. Archyvai privalo būti profesionaliai atidūs savo darbe ir laikytis etikos bei išmanaus atrankos renkantis archyvines kokybiškas prekes. Archyvarai nuolat siekia archyvuoti naudingus daiktus ir kruopščiai atrenka istorinę medžiagą.
Yra du pagrindiniai archyvinių kolekcijų tipai: cirkuliuojančios ir necirkuliuojančios. Necirkuliuojančios kolekcijos gali būti archyvuojamos tam tikroje įmonėje ar organizacijoje. Tiriamos istorinės kolekcijos rodomos visuomenei, tačiau paprastai yra kruopščiai saugomos, kad jų nebūtų galima tiesiogiai liesti. Archyvai nepraleidžia viso savo darbo laiko archyvuodami medžiagą, bet taip pat paprastai privalo reguliariai dalyvauti susitikimuose ir pramonės renginiuose. Archyvas dažnai vadovauja personalui, kuris padėtų jam registruoti ir išsaugoti istorinius dokumentus.
Archyvo pareigas galima palyginti su bibliotekininkų pareigomis tuo, kad abiejų tipų informacijos specialistai gali rinkti, saugoti ir rodyti medžiagą organizuotai viešai ar privačiai prieigai. Archyvo ir kuratorių darbo pareigos panašios ir tuo, kad jie abu linkę dirbti su įvairių formų, dydžių ir kategorijų medžiagomis. Tačiau archyvarai medžiagą apibūdina daug kitaip nei bibliotekininkai; jie taip pat paprastai dirba su garso ir vaizdo formatais, kurių kuratoriai paprastai neveikia.