Pagrindinė atstovo pareiga yra suteikti viešą organizacijos balsą, nesvarbu, ar tai būtų verslo, ne pelno, ar vyriausybinė agentūra. Atlikdamas šį vaidmenį, atstovas spaudai dažniausiai susirašinėja su žiniasklaidos priemonėmis, tokiomis kaip laikraščiai ir radijo stotys. Atstovas taip pat gali bendrauti su visuomenės nariais, turinčiais klausimų apie organizaciją. Atstovai taip pat gali organizuoti renginius organizacijos vardu. Kažkas taip pat gali turėti visus atstovo spaudai įsipareigojimus, nesilaikydamas to konkretaus titulo; jie gali būti vadinami, pavyzdžiui, spaudos sekretoriumi, viešųjų ryšių specialistu arba viešosios informacijos pareigūnu.
Atstovai spaudai dažnai yra vieni iš labiausiai matomų žmonių organizacijoje. Pavyzdžiui, JAV spaudos sekretorius yra Baltųjų rūmų atstovas spaudai. Už kasdienius spaudos pranešimus atsakingas sekretorius spaudai nuolat bendrauja su visuomene ir žiniasklaida. Dėl tokio poveikio dauguma spaudos atstovų ne tik pažįsta JAV spaudos sekretorių pagal vardą, bet ir nemaža dalis JAV gyventojų tikriausiai žino spaudos sekretorių pagal vardą.
Įprasta, kad atstovai spaudai yra kilę iš tam tikros žurnalistikos patirties. Daugelis organizacijų nori, kad jų atstovas suprastų, kaip veikia žiniasklaida, todėl jos gali geriau bendrauti su žiniasklaida. Tačiau žurnalistams, kurie, dirbdami su naujienų organizacijomis, praneša nešališkus faktus, gali kilti sunkumų pereiti į vaidmenį, kai jie turi tik teigiamai paveikti organizaciją.
Atstovas taip pat gali padėti suplanuoti pokalbius ir susitikimus su kitais organizacijos nariais. Jie taip pat gali kalbėti kito organizacijos nario vardu, jei tas asmuo nenori arba negali tiesiogiai kreiptis į žiniasklaidą. Atstovai taip pat gali būti atsakingi už pranešimų spaudai rašymą ir siuntimą. Kai kurie atstovai taip pat padeda organizuoti ir dalyvauti viešųjų įmonių renginiuose, todėl gali tekti nemažai keliauti.
Norint tapti atstovu spaudai, paprastai būtinas komunikacijos, viešųjų ryšių, žurnalistikos ar susijusios srities išsilavinimas. Organizacijos, samdančios atstovus spaudai, taip pat gali ieškoti žmogaus, turinčio darbo su žiniasklaida patirties, tiek reporterio, tiek rinkodaros pareigose. Nuomos vadovas taip pat gali siekti samdyti iš vidaus, siekdamas užtikrinti, kad naujasis atstovas spaudai ar atstovė žinotų organizaciją viduje ir išorėje.
Šiandienos atstovams taip pat gali tekti įtraukti socialinę žiniasklaidą į savo darbo vaidmenį. Bendravimas per socialinių tinklų svetaines tampa vis populiaresnis organizacijų būdas tiesiogiai kreiptis į visuomenę. Tai taip pat suteikia įmonėms galimybę pasiūlyti kūrybinį atlygį ir paskatas savo klientų bazei. Pavyzdžiui, maisto tinklo atstovas gali pasiūlyti nuolaidas ir nemokamus pasiūlymus tiems, kurie seka įmonę internete.