Dokumentų rodyklės užduotis yra rūšiuoti ir klasifikuoti dokumentus, kad juos būtų galima lengvai gauti ir vėliau peržiūrėti. Šie asmenys gali dirbti įvairiose aplinkose, įskaitant vyriausybines agentūras, ligonines ir universitetus. Norint gerai atlikti šį darbą, dažniausiai reikia itin organizuoto ir savarankiškai dirbti gebančio žmogaus. Paprastai tariant, dokumentų indeksuotojo darbo pareigos apima naujų dokumentų rūšiavimą, esamų dokumentų paėmimą, nereikalingų dokumentų pašalinimą, atsakymą į užklausas ir įvairių raštvedybos pareigų atlikimą.
Viena iš svarbiausių dokumentų indeksuotojo pareigų yra rūšiuoti naujus dokumentus ir patalpinti juos į reikiamas vietas. Pavyzdžiui, jei jis dirba universitete, dokumentų rodyklė gali klasifikuoti studentų įrašus ir rūšiuoti juos abėcėlės tvarka. Jei jis dirba teismo rūmuose, jis gali sutvarkyti teistumą. Ši praktika reikalauja, kad asmuo laikytųsi darbo vietos gairių ir išlaikytų tikslumą. Netinkamoje vietoje patalpintas dokumentas ateityje gali sukelti problemų.
Esamų dokumentų paieška taip pat vaidina svarbų vaidmenį šioje pozicijoje. Kai žmogui reikia peržiūrėti dokumentą, dokumentų rodyklės pareiga yra greitai jį gauti. Universiteto atveju jam gali tekti nuskaityti studento bylas, kad nustatytų, kurias pamokas reikia lankyti kitą semestrą. Štai kodėl taip svarbu, kad dokumentų rodyklė būtų sutvarkyta ir teisingai klasifikuotų visus dokumentus.
Siekiant išvengti netvarkos ir palaikyti tvarką, nereikalingų dokumentų pašalinimas yra kita darbo pareiga. Paprastai tai reiškia, kad reikia atsikratyti pasibaigusio galiojimo dokumentų, kurie nebėra svarbūs. Pavyzdys galėtų būti studento įrašų pašalinimas, kai studentas baigė mokslus. Kai kuriais atvejais šie failai bus perkelti į atskirą šiukšliadėžę. Kituose atveju dokumentų rodyklė juos sunaikins pagal įmonės protokolą.
Be to, jis dažnai turės atsakyti į užklausas dėl tam tikrų dokumentų. Tai gali apimti visuomenės, bendradarbių ar vadovų klausimus. Kai taip nutinka, dokumentų rodyklė turi rasti tinkamą dokumentą ir pateikti atsakymus. Šis darbo aspektas reikalauja, kad asmuo turėtų tam tikrų tarpasmeninių įgūdžių.
Be to, dokumentų indeksuotojas taip pat bus atsakingas už įvairių raštvedybos pareigų atlikimą. Pavyzdžiui, jam gali tekti atsiliepti į telefono skambučius, siųsti faksogramas arba nešti paštą atitinkamiems asmenims. Jei darbo vieta yra užimtesnė nei įprastai, jam gali tekti padėti sekretoriui ar kitiems padaliniams. Vadinasi, jis turi būti universalus ir prireikus mokėti improvizuoti.