Dotacijų administratorius yra atsakingas už dotacijų skyrimą organizacijoje ar įmonėje. Administratorius tvarko dokumentus ir paraiškas, skiria dotacijas ir užtikrina, kad pinigai būtų išleisti pagal nustatytas sąlygas. Jis arba ji dažnai dirbs su penkiais ar daugiau klientų vienu metu, stebės detales ir paskirstys lėšas kiekvienam iš jų. Dauguma biudžetų, su kuriais administratoriai dirba kiekvienam klientui, yra nuo dviejų iki penkių milijonų JAV dolerių.
Norint dirbti šioje srityje, nėra konkretaus kursų rinkinio, kurį reikia išklausyti, nors bakalauro laipsnis yra būtinas. Rekomenduojama studijuoti su moksliniais tyrimais susijusią sritį, nes tai yra sritis, kurioje dauguma klientų nori gauti dotacijų. Įgiję bakalauro laipsnį, įgykite stipendijų valdymo sertifikatą. Seminarus siūlo grupės, pvz., Nacionalinė dotacijų valdymo asociacija (NGMA), o dotacijų administratoriai gali pasirinkti vieną iš trijų skirtingų dotacijų valdymo būdų: federalinį, perdavimo maršrutą arba gavėjo kelią.
Dotacijų administratorius, dirbantis federalinėje srityje, paprastai turi vyriausybės darbą; jis arba ji tvarko vyriausybės suteiktas dotacijas. Perdavimo kelias yra dotacijos valdymo aspektas, kai administratorius glaudžiai bendradarbiauja su dotacijos gavėju, instruktuodamas ir mokydamas juos apie procesą ir su dotacijos gavimu susijusias pareigas. Gavėjų grupėje dotacijų administratoriaus pareigos yra skirtos padėti tiems, kuriems reikia dotacijų. Kai atestacija bus baigta, galima gauti dotacijų administravimo darbą. Pradėjus praktikuoti, administratoriui primygtinai rekomenduojama skirti 16 dienų mokymų per metus, kad galėtų neatsilikti nuo srities pokyčių ir naujų dotacijų administravimo procesų bei procedūrų.
Pagrindinis dotacijų administratorių vaidmuo yra tvarkyti ir parengti dotacijų paraiškas. Tai apima klientų biudžetų peržiūrą, rekomendacijų dėl dotacijų teikimą klientams, reikiamų dokumentų ir patvirtinimų gavimą prieš išduodant dotaciją, duomenų įvedimą į organizacijos sistemą, kad būtų galima sekti paskirstytas dotacijas, surinkti visus užpildytus ir pasirašytus dokumentus ir perduoti šiuos dokumentus atitinkamas personalas. Antroji pareiga – projektų administravimas. Tai apima dotacijos sąlygų paaiškinimą, užtikrinimą, kad tolesnėmis procedūromis bus tinkamai pasirūpinta, svarbių datų ir mokėjimų registravimą, pirkimo užsakymų kūrimą ir valdymą bei mokėjimų stebėjimą. Paskutiniame etape, mokėjimo metu, dotacijos administratorius surenka iš kliento reikiamas finansines ataskaitas, tikrina mokėjimų įrašus, tiria finansines ataskaitas, peržiūri sąskaitas faktūras ir fiksuoja kvitus.