Dotacijų koordinatorius yra daugelio skirtingų tipų ne pelno ar bendruomeninių organizacijų, kurios remiasi dotacijų finansavimu bent jau daliai savo veiklos lėšų, darbuotojas. Dotacijų koordinatoriaus darbas yra peržiūrėti visas dotacijų paraiškas nuo pradžios iki pabaigos; tai prasidėtų paprasčiausiai ištyrus įvairių tipų dotacijas ir kvalifikacijas, kurias turi atitikti pareiškėjai. Kitas žingsnis – aptarti paraišką su kitais darbuotojais, kuriems reikia informacijos, surinkti visus prašomus duomenis, tada iš tikrųjų parašyti paraišką dotacijai gauti ir ją pateikti. Norint sėkmingai eiti šias pareigas, būtina būti labai organizuotam ir gerai suprasti dotacijų rašymo procesą.
Kai kurie iš svarbiausių dotacijų koordinatoriaus aspektų yra iš tikrųjų ištirti dotacijas. Tam gali prireikti ilgų valandų naršymo įvairiose dotacijų duomenų bazėse, kurios yra taikomos ir kurioms organizacija arba ne pelno siekianti organizacija yra kvalifikuota pareiškėja. Tada dotacijų koordinatorius parinks dotaciją ar dotacijas, kurioms jis ar ji rašys paraišką, ir pradės rinkti reikiamą informaciją.
Daugeliui paraiškų dėl dotacijų iš pareiškėjų reikės labai konkrečios informacijos, pvz., apie jų atliekamo darbo pobūdį, konkretų projektą, kuriam bus naudojamos lėšos, arba kas savaitę ar mėnesį registruojamų savanoriškos veiklos valandų skaičių. Be bet kokios kitos informacijos, susijusios su faktine dotacija ir organizacijos pobūdžiu, taip pat gali būti reikalaujama pateikti tam tikrų darbuotojų darbo užmokesčio skales. Kai kurios paramos paraiškos gali būti gana ilgos, todėl svarbu, kad dotacijos koordinatorius būtų labai organizuotas ir kruopštus pildydamas paraiškas, kad įsitikintų, jog yra pateikta visa prašoma informacija. Dažnai gali prireikti susitikti su kitais darbuotojais, kad būtų aptarta paraiška ir tai, ką jie gali prisidėti.
Kitas žingsnis dirbant dotacijų koordinatoriumi – iš tikrųjų parašyti dotaciją ir pateikti ją iki nustatytos datos. Rašant dotacijas, reikia tam tikrų specifinių žinių, kaip efektyviausiai suformuluoti tam tikrus dalykus, arba žinoti, kokias temas aptarti, kad būtų didesnė tikimybė, kad dotacija bus suteikta. Kai kurios didesnės organizacijos turės vieną dotacijų koordinatorių, kuris prižiūrės šį procesą, ir daug jaunesniųjų dotacijų rašytojų, kurie dalyvaus atliekant nuolatinius tyrimus ir rašymo užduotis, nes procese tikrai pakanka darbo, kad tai būtų visu etatu.