Grantų specialistas prižiūri paraiškų dėl dotacijų, siūlančių finansavimo galimybes, susijusias su organizacija, kurioje specialistas dirba, teikimo procesą. Daugelis dotacijų specialistų yra valstybės tarnautojai, atstovaujantys organizacijoms, pavyzdžiui, mokykloms, miestams ir vyriausybinėms agentūroms. Kiti gali dirbti privačiose organizacijose, kurios labai priklauso nuo dotacijų, pavyzdžiui, ne pelno. Norint tapti dotacijų specialistu, nėra jokių specialių reikalavimų, nors dažniausiai pageidaujama bakalauro laipsnio ir daugelis įmonių nepriims į darbą žmonių be patirties.
Dotacijų specialistas yra atsakingas už dotacijų, kurios gali būti taikomos organizacijai, kurioje specialistas dirba, nustatymą, naudodamas išteklius, pvz., dotacijų sąrašus ir automatizuotas duomenų bazes. Specialistas išnagrinėja individualių dotacijų sąlygas, kad patvirtintų, jog organizacija atitinka reikalavimus, ir pateikia paraišką dotacijai gauti. Dotacijų paraiškoms paprastai reikia daug dokumentų ir patvirtinančių dokumentų, o gebėjimas tiksliai ir išsamiai užpildyti paraiškas yra svarbus įgūdis.
Dotacijų specialistai paprastai dirba su keliomis dotacijomis vienu metu. Kai kurie gali būti labai ankstyvose stadijose, o kiti gali būti tolimesni paraiškų teikimo procese. Jei dotacijos patvirtinamos, dotacijų specialistas užtikrina, kad būtų laikomasi dotacijos sąlygų, pateikdamas ataskaitų teikimo ir atskleidimo informaciją dotaciją teikiančiai agentūrai ar organizacijai, jei to prašoma, ir atitinka visus kitus reikalavimus. Pavyzdžiui, gali prireikti dokumentais patvirtinti, kaip pinigai buvo panaudoti, kad būtų galima toliau gauti dotacijos finansavimą.
Daugelis dotacijų specialistų turi laipsnius tokiose srityse kaip komunikacijos ir verslo administravimas. Dotacijų specialistai turi sugebėti tvarkyti kelias paraiškas, užmegzti ryšius su įvairiais žmonėmis, nustatydami finansavimo poreikius ir patenkindami juos naudodamiesi dotacijomis, ir gebėti aiškiai bendrauti savo paraiškose. Toks darbas taip pat reikalauja žmonių įgūdžių, nes gali prireikti asmeniškai bendrauti su dotacijų finansavimo šaltiniais, o simpatiškas, draugiškas dotacijų specialistas greičiausiai laimės aršią konkursą dėl dotacijų.
Žmonės paprastai pradeda karjerą kaip dotacijų specialistai, dirbdami specialisto, galinčio teikti patarimus, mokymus ir susipažinti su dotacijos paraiškos bei padavimo procesu, biure. Laikui bėgant biuro darbuotojai gali įgyti daugiau nepriklausomybės, kol galiausiai jie pateiks dotacijas visiškai patys. Pasiekę aukštą kompetencijos lygį, žmonės gali ieškoti galimybių pretenduoti į aukštesnio rango pareigas biure arba ieškoti darbo kitur, su kitomis organizacijomis, kurioms reikia dotacijų specialisto paslaugų.