Dotacijų vadovas dirba įvairiose organizacijose, įskaitant ne pelno organizacijas, socialinių paslaugų agentūras ir švietimo įstaigas. Įprastos pareigos apima dotacijų programų planavimą ir įgyvendinimą, dotacijų tyrimų atlikimą, pasiūlymų dėl dotacijų rašymą, paraiškų dotacijų skyrimui rengimą, dotacijų atitikties auditą ir dotacijų ataskaitų rengimą bei išdavimą. Daugeliu atvejų dotacijų valdytojas atsiskaito tam tikro tipo direktoriui, pavyzdžiui, socialinių paslaugų agentūros centro direktoriui. Tačiau didžioji darbo dalis apima galimų dotacijų, kurios yra naudingiausios bendrai organizacijos misijai ir tikslams, nustatymas. Bendravimas su dotacijas skiriančiomis organizacijomis taip pat yra pagrindinė užduotis, kuri priklauso dotacijų valdytojo kompetencijai.
Visų pirma, dotacijų valdytojas turės ištirti turimas dotacijas ir tiksliai nustatyti tas, kuriomis organizacija gali pasinaudoti. Turimų dotacijų ir jų pritaikomumo organizacijos misijai tyrimas reikalauja ir efektyvios metodikos, ir analitinio proceso. Veiksmingas abiejų šių reikalavimų subalansavimas dažnai lemia sėkmę pareigose. Nustačius dotaciją, dotacijų valdytojas turės pateikti paraišką, kuri veiksmingai parodytų, kad organizacija gali protingai panaudoti dotaciją ir padaryti pakeitimus, kuriuos dotacijos ketina daryti. Be to, kitais atvejais, kai dotacijos nėra lengvai prieinamos, turi būti parengti subsidijų pasiūlymai, kuriuose ne tik nurodomas poreikis, bet ir būtų suformuluotas planas, kurį dotacija padės įgyvendinti.
Kai dotacija skiriama, dotacijų valdytojas yra atsakingas už tai, kad būtų laikomasi dotacijos specifikacijų ir reikalavimų. Dotacijos paprastai skiriamos atsižvelgiant į konkretų suteiktų lėšų panaudojimą ir numatomus finansuojamos programos etapus. Ši pareiga, tenkanti dotacijų valdytojui, apima šių specifikacijų, reikalavimų ir gairių perdavimą, be to, reguliariai tikrinama, kad būtų užtikrinta atitiktis. Pranešimas apie pažangą per asmeninius susitikimus ir dotacijų ataskaitas yra šio proceso dalis. Dažnai tai pasiekiama skiriančiosios organizacijos apsilankymus vietoje, be parengtų ataskaitų, kuriose daugiausia dėmesio gali būti skiriama biudžeto problemoms ir pažangos dokumentavimui.
Be to, vidinei atskaitomybei būtinas atskiras dotacijų ataskaitų rinkinys. Tokios ataskaitos paprastai rengiamos išsamiai aprašant kiekvieną dotaciją atskirai ir visas dotacijas kartu. Vėliau šios ataskaitos pateikiamos dotacijų valdytojo vadovui, dažnai kartu su pristatymu, kuriame išsamiai aprašoma kiekviena pateikta ataskaita. Teikdamas tokias ataskaitas, dotacijų valdytojas turi veiksmingai įrodyti, kad atsakingai atlieka reikiamas pareigas.