Finansinės pagalbos konsultantas dirba su įvairiomis kolegijomis ir universitetais, siekdamas supaprastinti kompiuterizuotų finansinės pagalbos valdymo sistemų diegimą ir išmokyti vartotojus pagrindinių operacijų. Konsultantas vyks į kiekvieną mokyklą, kur mokys vadovus ir finansinės pagalbos biuro darbuotojus. Mokyklos, kuriose anksčiau įdiegtos finansinės pagalbos valdymo sistemos, gali reikalauti, kad konsultantas periodiškai peržiūrėtų ir atnaujintų programinę įrangą.
Kolegijos ir universitetai visose JAV naudoja sudėtingas ir įvairias finansinės pagalbos kompiuterines sistemas, kad galėtų organizuoti, saugoti ir paskirstyti stipendijas, paskolas ir stipendijas studentams. Mokyklai įsigijus konkrečią valdymo sistemą, finansinės pagalbos konsultantas paprastai apsilankys pagrindiniame biure, kad sukonfigūruotų programinės įrangos parametrus, kad atitiktų finansinės pagalbos programos poreikius. Konsultantas gali pridėti arba ištrinti programinės įrangos modulius pagal mokyklos pageidavimą labiausiai pritaikytai sistemai.
Būtinas mokymas ir bendravimas su kolegijos darbuotojais, kurie naudosis nauja sistema; finansinės pagalbos konsultantas turi išsamiai paaiškinti ir parodyti, kaip veikia programinė įranga. Mokykla gali prašyti, kad į mokymo susirinkimą dalyvautų tik vadovybė, arba demonstracijoje gali dalyvauti visi finansinės pagalbos darbuotojai. Prieš pradėdami dirbti su nauja programinės įrangos sistema, turite aptarti visus klausimus ar rūpesčius su finansinės pagalbos konsultantu, kad išvengtumėte finansinių operacijų klaidų.
Technologijos tobulėja labai greitai, o finansinės pagalbos konsultantas turi būti informuotas ir apmokytas padėti savo klientams. Gali būti sukurtos naujos programinės įrangos versijos ir papildomi pagalbos moduliai, siekiant pagerinti esamą finansinės pagalbos valdymo sistemą; konsultantas turi būti periodiškai mokomas programinės įrangos įmonės, kad galėtų paaiškinti klientams naujas funkcijas. Jis arba ji gali susisiekti su įvairiais klientais, kad surengtų peržiūros susitikimus, skirtus mokytis ir įdiegti naujus programinės įrangos paketus.
Mokykloms gali tekti patikrinti savo finansinės pagalbos sąskaitas, kad įsitikintų, jog lėšos paskirstomos teisingai. Audito metu turėtų dalyvauti finansinės pagalbos konsultantas, kuris stebėtų, ar sistema tinkamai pasiekiama. Konsultantas turi išnagrinėti visus gedimus ar klaidas, kad ateityje išvengtų su programine įranga susijusių problemų.
Būti finansinės pagalbos konsultantu reikalauja noro keliauti ir puikių bendravimo įgūdžių. Daugumoje konsultantų pozicijų taip pat reikalaujama, kad pareiškėjas turėtų ketverių metų kolegijos laipsnį, taip pat tam tikrą patirtį finansinės pagalbos sektoriuje. Daugelis įmonių apmokys naujai pasamdytus konsultantus, kad jie gerai išmanytų skirtingų vardinių prekių ženklų programinės įrangos paketus.