Funkciniai vadovai, taip pat žinomi kaip tiesioginiai vadovai, gali tvarkyti konkretaus skyriaus ar visos organizacijos veiklos apžvalgas. Projektų vadovai paprastai atsiskaito šio lygio vadovams, nors kai kurios organizacijos sujungia šias dvi pareigas. Tokiu atveju vadovas taip pat prižiūrėtų konkrečius projektus, be pagrindinių organizacijos poreikių.
Šio darbo kažkieno pareigos ir atsakomybė priklauso nuo to, ar organizacijoje yra projektų vadovas. Šias dvi pareigas einantys asmenys linkę glaudžiai bendradarbiauti, tačiau jų vaidmenys skiriasi priklausomai nuo konkrečios įmonės kultūros ir poreikių.
Paprastai projekto vadovas atsiskaito funkciniam vadovui, kuris pateiks nuorodą į vyresniąją vadovybę. Šis aukštesnio lygio vadovas taip pat paprastai valdys ir kontroliuos išteklius, reikalingus projektui užbaigti. Dėl šios priežasties tvirtas abiejų pareigų darbuotojų bendradarbiavimas ir bendravimas yra labai svarbūs norint laiku ir veiksmingai užbaigti bet kokius atvirus projektus. Taip pat svarbu, kad abu vadovai aiškiai suprastų savo specifinius vaidmenis, kad išvengtų nereikalingų konfliktų.
Jei organizacijoje yra abiejų tipų vadovai, funkcinis vadovas paprastai prižiūrės visus projektus, o ne atliks tam tikrą vaidmenį juos įgyvendinant. Atlikdamas šį vaidmenį, jis ar ji užtikrins, kad visi projektai atitiktų bendrus organizacijos tikslus ir filosofiją. Abi pareigas turinti organizacija dažnai vadinama labai funkcionalia.
Šie vadovai taip pat gali prižiūrėti tam tikrą skyrių. Asmuo, einantis šį vaidmenį, stebėtų vieną ar kelis projektus, ar jie atitinka bendruosius organizacijos poreikius ir specifinius skyriaus reikalavimus. Tai paprastai apima tinkamą išteklių paskirstymą ir organizavimą, kad būtų sveika pusiausvyra tarp visų dalyvaujančių šalių, nuo vadovų iki projektui paskirtų darbuotojų, poreikių.
Jei abu vaidmenys sujungiami, pareigos gali apimti viską, pradedant organizacinių poreikių laikymosi užtikrinimu ir baigiant smulkiomis departamento reikalavimų ir paties projekto detalėmis. Gali būti net keli projektai, už kuriuos atsakingas būtų funkcinis vadovas. Kai nėra atskiros pareigybės, organizacija dažnai vadinama labai projektuota.