Garantijos administratorius dirba mažmeninės prekybos ar platinimo įstaigoje ir bendrauja su gamintojais apie konkretaus gaminio, pvz., elektroninių komponentų ar modulių, sugedusias dalis arba remontą. Šis darbuotojas rašo garantijos prašymus, surenka ir išsiunčia sugedusias dalis ir bendradarbiauja su buhalterija, siekdamas užtikrinti, kad būtų visiškai apmokėtos visos pretenzijos dėl dalių ir darbo. Tiesą sakant, ši administracinė pareigybė gali prižiūrėti daugybę kitų garantinių darbuotojų, jei įmonė yra gana didelė, pavyzdžiui, automobilių prekybos įmonė.
Naujos sugedusios dalys paprastai siunčiamos atgal gamintojui už piniginį kreditą, ypač jei keičiant ir sureguliuojant dalis yra pasitelkiamas darbuotojas. Kiekvienas gamintojas patikrina grąžintas dalis ir paskirsto kreditą į darbą pretenduojančiam objektui; dalys paprastai įskaitomos savikaina, o darbo valandos apmokamos pagal individualias gamintojo specifikacijas. Garantijos administratoriai turi užtikrinti, kad kiekviena žala būtų apmokėta, kad atsargų lygis būtų teisingai skaičiuojamas, o remonto procesas būtų pelningas ir sąžiningas.
Iš pradžių garantijos administratorius turi parengti standartizuotą formą pretenzijai pateikti; formoje paprastai reikalingas dalies numeris ir aprašymas, taip pat visa informacija apie gedimą ir pakeitimą. Administratorius turi patikrinti, ar nurodytos darbo valandos yra tinkamos konkrečios dalies keitimui. Daugelis gamintojų neatsižvelgs į pretenziją, jei nurodytos darbo valandos yra per ilgos konkrečiam remonto darbui.
Sugedusias dalis garantijos administratorius turi grąžinti gamintojui. Paprastai dalys turi būti pridedamos prie ieškinio formos, kad būtų galima greitai apdoroti; dėl prarastų dalių ar pretenzijų gali prireikti tiek gamintojo, tiek administratoriaus atlikti tyrimus, o tai kainuoja laiko ir pinigų. Garantijos administratorius turėtų išsiųsti dalis ir pateikti pretenziją per atsekamą siuntų įmonę, kad būtų galima įrodyti pristatymą.
Garantinis finansavimas gali užtrukti kelias savaites, kol apskaitos skyrius pamatys gamintojo piniginį kreditą. Garantijos administratorius turėtų turėti skaičiuoklę ar kitą dokumentavimo procesą, kad patvirtintų neišspręstas pretenzijas. Dėl dokumentacijos darbuotojai gali susitarti dėl apskaitos, jei pretenzijos yra laikomos ar buvo prarastos; bet kokios problemos gali būti išspręstos laiku, kad būtų užtikrintas greitas mokėjimo procesas.
Didesnėse remonto patalpose, ypač automobilių pramonėje, dažniausiai dirba administratorius, prižiūrintis daugybę kitų darbuotojų. Grupė kaip visuma paskirstys garantines pareigas kiekvienam darbuotojui, kad būtų užtikrintas greitas apmokėjimas. Pagrindinis administratorius gali tiesiog prižiūrėti darbuotojus ir reaguoti į bet kokias neįprastas problemas, kurios gali kilti.