Gautinos sumos yra sąvoka, kai įmonė teikia trumpalaikes paskolas savo klientams. Pavyzdžiui, įmonė parduoda prekes ar paslaugas už kreditą, priversdama gautinų sumų skyrių tvarkyti įrašus apie tai, kas skolingas įmonei ir kada klientai turėtų apmokėti sąskaitas. Šiame skyriuje taip pat gali būti atliekamos kitos užduotys, pvz., klientų sąskaitų suderinimas, gautinų sąskaitų pirminių sąskaitų balansavimas ir senėjimo ataskaitų kūrimas, siekiant nustatyti, kurie klientai atsilieka mokėdami atvirose sąskaitose. Mažesnės įmonės gali neturėti faktinio gautinų sumų skyriaus; vietoj to šias užduotis atlieka vienas asmuo. Šis skyrius yra vienas svarbiausių buhalterijose, nes iš dalies kontroliuoja įmonės pinigų srautus.
Trumpalaikių kredito sąskaitų siūlymas klientams yra vienas iš būdų, kaip įmonė gali paskatinti daugiau parduoti tiems, kurie neturi laisvų pinigų. Įmonė gali naudoti savo gautinų sumų skyrių, kad atliktų nedidelius klientų, ieškančių prekybos sąskaitų, kredito patikrinimus. Tai gali apimti įrašų tikrinimą su kitais pardavėjais, kurie potencialiems klientams pasiūlė prekybos kredito sąskaitas. Šis istorinis įrašas gali parodyti, kaip gerai potencialus klientas apmokės savo sąskaitas. Gautinų sumų skyrius negali priimti galutinio sprendimo dėl kredito sąskaitų, palikdamas šią atsakomybę duomenų valdytojui.
Kasdienis darbas gautinų sumų skyriuje paprastai yra pasikartojantis, kaip ir daugybė skirtingų veiklos apskaitos skyriuje. Buhalteriai kiekvieną dieną rūšiuoja paštą ir ieško mokėjimų iš klientų. Jei tokių yra, buhalteriai antspauduoja mokėjimo datą ir ištraukia kliento sąskaitą įmonės didžiojoje knygoje. Gali prireikti trumpo suderinimo, kad būtų galima nustatyti, kurias neapmokėtas sąskaitas faktūras apima čekis. Jei klientas atsiskaito iš įmonės atsiųstos ataskaitos, šis derinimo procesas gali būti paprastesnis, nes dalis darbo jau baigta.
Kai buhalteriai gauna grynųjų pinigų iš klientų, suderina gautinas sumas ir užregistruoja mokėjimus, gali prireikti didesnio suderinimo. Tai gali prasidėti sukūrus senėjimo ataskaitą, siekiant nustatyti, kurie klientai vis dar yra skolingi ir kiek senos yra atidarytos sąskaitos. Labai vėluojantiems klientams gali būti siunčiami pranešimai, reikalaujantys nedelsiant sumokėti, kad būtų uždarytos atviros gautinos sumos. Gautinų sumų skyrius paprastai yra atsakingas už šios veiklos užbaigimą kas mėnesį. Pirminės gautinos sąskaitos derinimas su senėjimo ataskaita taip pat gali būti mėnesinis projektas.